ไฟล์เปรียบเทียบได้กับแฟ้มเอกสารต่างๆ ที่คุณเก็บไว้ในตู้เก็บเอกสาร ไฟล์อาจเป็นชื่อ แฟ้มหรือชื่อโปรแกรม ในระบบ DOS ชื่อ ไฟล์จะยาวไม่เกิน 8 ตัวอักษร เช่น COMAND.COM COMMAND.DOS แต่ใน Windows จะมีชื่อยาวตั้งแต่ 1 ถึง 256 ตัวอักษร ตามด้วยจุดและนามสกุล อีก 3 - 4 ตัวอักษร ทั้งนี้อาจจะมีหรือไม่มีนาม สกุลก็ได้ นามสกุลของไฟล์ก็คล้ายกับนามสกุลของคนเรา จะบอกให้รู้ถึงชาติตระกูลของไฟล์หรือโปรแกรมนั้นว่าเป็นไฟล์ประเภทไหน สร้างขึ้นจากโปรแกรมอะไร เมื่อใช้คำสั่ง Dir เพื่อดูรายชื่อไฟล์ จะพบว่าชื่อและนามสกุลจะอยู่แยกกัน แต่เวลาที่เรียกใช้งานจะต้อง เขียนติดกันโดยคั่นชื่อและนามสกุลด้วยจุด นอกจากชื่อและ นามสกุลแล้ว โปรแกรมก็ยังแสดงขนาด วันที่และเวลาที่ได้สร้างไฟล์นั้นๆ ด้วย เช่น
NETLOG TXT 15,821 03-15-00 11:49p NETLOG.TXT
หมายความว่าไฟล์ชื่อ NETLOG.TXT มีขนาด 15,821 ไบท์ สร้างเมื่อวันที่ 15 มีนาคม ปี 2000 เวลา 11:49 ส่วน a คือช่วงเช้า p คือช่วงบ่าย

นามสกุลของไฟล์ ต้องจำให้แม่น (File Extension)
สิ่งสำคัญเกี่ยวกับไฟล์ที่ต้องจดจำก็คือ นามสกุล เพราะจะเป็นตัวแบ่งแยกให้รู้ว่าไฟล์นั้นๆ เป็น ไฟล์ประเภทใด เช่น
1. ไฟล์รูปภาพ จะเป็นไฟล์ที่มีนามสกุลต่อไปนี้ Bmp, Cgm, Wmf, Eps, Tiff, Jpg, Gif, Ta, Pex, Psd, Cdr, Max ฯลฯ การดูว่าไฟล์ภาพ แต่ละภาพเป็นภาพอะไร จะต้องใช้โปรแกรมไว้วิว หรือแสดงภาพโดยเฉพาะ เช่น ACD See, Thumbplus หรือใช้ โปรแกรมที่สร้างไฟล์ภาพนั้นๆ ขึ้นมา เช่น
- ไฟล์ภาพแบบ Bmp ให้เปิดด้วยโปรแกรม Paint
- ไฟล์ภาพแบบ Psd ให้เปิดด้วยโปรแกรม Photoshop
- ไฟล์ภาพแบบ Cdr ให้เปิดด้วยโปรแกรม CorelDraw
2. ไฟล์เอกสารหรือไฟล์ข้อความ เป็นไฟล์ที่มีเนื้อหาด้านในเป็นข้อความ จะเป็นไฟล์ที่มี นามสกุล Txt, Doc, Rtf, No ในการเปิดอ่านข้อมูลในไฟล์เหล่านี้ จะใช้ โปรแกรม Word, Notepad, PageMaker หรือใช้โปรแกรมที่สร้างไฟล์นั้นๆ เช่น
- ไฟล์เอกสารแบบ Doc ให้เปิดด้วยโปรแกรม Word
- ไฟล์เอกสารแบบ Txt สามารถเปิดอ่านด้วยโปรแกรมสำหรับพิมพ์เอกสารได้ทุกโปรแกรม หรือใช้คำสั่ง DOS ก็ได้ พิมพ์ Type ตามด้วยชื่อไฟล์ เช่น TYPE MY DATA .TXT (MY DATA .TXT เป็นชื่อไฟล์ข้อความ)
3. ไฟล์ฐานข้อมูล เป็นลักษณะไฟล์ที่มีการจัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งต่างๆ อย่างเป็นระบบ ระเบียบ เช่น ข้อมูลสินค้า ข้อมูล รายชื่อพนักงาน ฯลฯ
ไฟล์เหล่านี้จะมีนามสกุล Dbf, Mdb ในการเปิดอ่านไฟล์เหล่านี้ เช่น
- ไฟล์ฐานข้อมูลแบบ Dbf สามารถเปิดอ่านด้วยโปรแกรม dBase, Ms Access, Foxpro
- ไฟล์ฐานข้อมูลแบบ Mdb สามารถเปิดอ่านได้ด้วยโปรแกรม Ms Access ซึ่งเป็นหนึ่งใน โปรแกรมชุด Microsoft office
4. ไฟล์ระบบ อาจเป็นไฟล์ระบบของโปรแกรม DOS หรือไฟล์หลักของโปรแกรมต่างๆ เป็น ไฟล์ต้องห้าม ไม่รู้จักดีพอ อย่าไปยุ่งกับไฟล์เหล่านี้ เพราะอาจทำให้ เครื่องไม่ทำงานหรือทำงานผิดปกติ จะเป็นไฟล์ที่มีนามสกุล COM, EXE, SYS, INI, DLL
5. ไฟล์อื่นๆ ไฟล์เหล่านี้อาจจัดประเภทค่อนข้างยาก จึงแยกชนิดของไฟล์ตามโปรแกรมที่ใช้ สร้างไฟล์นั้นๆ เช่น
- Xls เป็นไฟล์ที่สร้างด้วยโปรแกรม Excel
- Ppt เป็นไฟล์ที่สร้างด้วยโปรแกรม PowerPoint
- P65 เป็นไฟล์ที่สร้างด้วยโปรแกรม PageMaker v. 6.5
- Pmd เป็นไฟล์ที่สร้างด้วยโปรแกรม PageMaker v. 7.0
- Pdf เป็นไฟล์ที่สร้างด้วยโปรแกรม Acrobat
- Ai เป็นไฟล์ที่สร้างด้วยโปรแกรม Adobe Illustrator
- Htm, Html เป็นไฟล์ที่สร้างด้วยโปรแกรมช่วยในการออกแบบโฮมเพจ เช่น Dreamweaver, Frontpage, NetObject ฯลฯ ในการเปิดอ่านจะใช้โปรแกรมเว็บ บราวเซอร์เช่น Internet Explorer หรือ Netscape
- Zip เป็นไฟล์ที่สร้างด้วยโปรแกรมบีบย่อไฟล์เช่น Winzip หรือ Pkzip ไฟล์บนอินเตอร์เน็ต ส่วนใหญ่จะถูกบีบย่อไว้เป็นไฟล์แบบ zip เพื่อให้มีขนาดเล็กไม่เสียเวลา ดาวน์โหลดหรืออัพโหลด