ทำความรู้จักอีเมล์ ประโยชน์ของอีเมล์
บทความแนะนำให้รู้จักอีเมล์ ประโยชน์ของอีเมล์ การใช้อีเมล์ในมือถือ แท็บเล็ตหรือคอมพิวเตอร์ อยากมีอีเมล์ต้องทำอย่างไร การส่ง ไฟล์ต่างๆ แนบไปพร้อมกับอีเมล์ ใช้บริการเสริมของอีเมล์เก็บข้อมูล เก็บไฟล์ต่างๆ
หัวข้อทั้งหมดที่จะกล่าวถึงในบทความนี้
บทความนี้ค่อนข้างยาววววว มากซึ่งจะกล่าวถึงหัวข้อต่างๆ ดังนี้
1. E-mail อีเมล์ ที่อยู่อีเมล์ คืออะไร introduce-email
2. อีเมล์มีรูปแบบการทำงานอย่างไร how-email-works
3. การใช้อีเมล์ในมือถือ แท็บเล็ตหรือคอมพิวเตอร์ devices-for-using-email
4. อยากมีอีเมล์ต้องทำอย่างไร have-own-email
5. การส่งไฟล์ต่างๆ แนบไปพร้อมกับอีเมล์ email-files-attachment
6. การสื่อสารประเภทอื่นนอกเหนือจากอีเมล์ other-network-communications
7. ใช้บริการเสริมของอีเมล์เก็บข้อมูล เก็บไฟล์ต่างๆ use-email-software
อีเมล์มีรูปแบบการทำงานอย่างไร
E-mail (Electronic Mail) อีเมล์ อีเมล ตามแต่จะอ่านกัน หมายถึงจดหมายอีเล็คทรอนิก ซึ่งเป็นรูปแบบการสื่อสารคล้ายกับการส่ง จดหมายแบบเก่า โดยระบุชื่อผู้รับ ผู้ส่ง เนื้อความจดหมาย แล้วจึงส่งให้ผู้รับ แต่การส่งจะสื่อสารผ่านเครือข่ายอินเตอร์เน็ต ไม่ต้องใช้ กระดาษ อี เมล์เป็นการสื่อสารพื้นฐานซึ่งเราสามารถส่งข้อความไปยังผู้รับ และผู้รับจะได้รับทันทีถ้าพิมพ์ชื่อผู้รับถูกต้อง การใช้งานอีเมล์ นิยมใช้กันเป็นมาตรฐานในการติดต่อทั้งส่วนบุคคลหรือธุรกิจ ในการส่งอีเมล์ จะสามารถแนบไฟล์ต่างๆ ไปกับอีเมล์ได้ เช่น แนบไฟล์ เอกสาร ไฟล์ รูปภาพ วิดีโอ ฯลฯ
รูปแบบอีเมล์หน้าตาเป็นอย่างไร
การรับส่งจดหมายแบบโบราณเราจะใช้การเขียนจดหมายลงกระดาษและใส่ซอง จ่าหน้าซอง ติดแสตมป์ส่งทางไปรษณีย์ ซึ่งปัจจุบัน ใช้กันน้อยมาก ยกเว้นการใช้งานในเชิงธุรกิจ ซึ่งยังต้องใช้อยู่ เช่น ส่งจดหมายแจ้งเตือน หรือจดหมายข่าว แจ้ง ชำระค่าบริการหรือ สินค้าต่างๆ เป็นต้น
ส่วนรูปแบบของอีเมล์นั้น จะต้องมีบัญชีอีเมล์ หรือที่อยู่อีเมล์ เช่น This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. จะมีส่วนประกอบ 2 ส่วนคือ
- manit เป็นชื่อบัญชี การตั้งชื่อบางคนก็ใช้ชื่อจริงนามสกุล เช่น manitkringrum หรือใช้เบอร์โทรศัพท์ ชื่ออาจจะไม่ว่าง เพราะมีคนใช้
- @ สัญลักษณ์นี้ใช้คั่นระหว่างชื่อบัญชีและชื่อผู้ให้บริการอีเมล์ มีหลายความหมาย แต่การใช้งานในอีเมล์แบบนี้ จะหมายถึง ที่
- outlook.com เป็นผู้ให้บริการอีเมล์ outlook.com จะเป็นของบริษัท Microsoft ถ้า gmail.com จะเป็นของ Google หรือ icloud.com จะเป็นของ Apple
เมื่อนำชื่อบัญชี @ และชื่อผู้ให้บริการอีเมล์ มารวมกัน เช่น This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. จะเรียกว่า อีเมล์ หรือที่อยู่อีเมล์ ปัจจุบันเรา นิยม ใช้มือถือ Android กันมาก ซึ่งก็จะมีอีเมล์ Gmail ประจำเครื่องอยู่แล้ว แต่หลายคนก็ไม่รู้จักอีเมล์ หรือรู้จักแต่ไม่มีรหัสผ่าน เพราะให้คน อื่นสมัครให้ ไม่ได้สร้างเอง
ปัจจุบันอีเมล์อาจจะไม่ใช่ช่องทางสื่อสารที่นิยมเหมือน Facebook หรือ Line แต่ก็เป็นช่องทางสื่อสารพื้นฐานและมาตรฐานที่ทุกคน จำเป็นต้องมี และรู้วิธีใช้งานเบื้องต้น
การใช้อีเมล์ในมือถือ แท็บเล็ตหรือคอมพิวเตอร์
ในการรับหรือส่งอีเมล์ ปัจจุบันจะค่อนข้างง่าย โดยเฉพาะในยุคที่นิยมใช้มือถือสมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ตทั้ง Android, Apple และ Windows การรับส่งอีเมล์จะง่ายกว่าเมื่อก่อนมาก ไม่ต้องใช้คอมพิวเตอร์เหมือนเมื่อก่อน สามารถส่งผ่านอุปกรณ์เหล่านี้ได้ทันที
ตัวอย่างการทำงานของอีเมล์
1. ตัวอย่างการส่งอีเมล์ ในยุคนี้เรานิยมใช้มือถือสมาร์ทโฟนกันมาก ก็สามารถส่งผ่านอุปกรณ์ตัวนี้ได้ทันที โดยระบุข้อมูล ที่สำคัญ ลงไป เช่น จาก ระบุอีเมล์ของผู้ส่ง
2. ถึง พิมพ์อีเมล์ ผู้รับ เช่น This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
3. เรื่อง พิมพ์หัวข้ออีเมล์ เช่น สอบถามคู่มือ ทำเว็บด้วย Joomla 3
4. รายละเอียด พิมพ์เนื้อหาอีเมล์ คล้ายการเขียนเนื้อหาจดหมายจริงๆ นั่นเอง
5. จากนั้นแตะ ส่ง นี่คือตัวอย่างการสร้างอีเมล์และส่งอีเมล์
6. ส่วนฝั่งผู้รับ ตัวอย่างการเช็คเมล์ด้วยคอมพิวเตอร์ ให้เข้าระบบก็จะพบกับอีเมล์ที่ส่งมา โดยจะมีหัวข้อหรือชื่อเรื่องอีเมล์ เช่น สอบถามคู่มือ ทำเว็บ ให้คลิกหรือแตะหัวข้ออีเมล์ที่ส่งมาเพื่อเปิดอ่านได้เลย
7. ตัวอย่างเนื้อความจดหมายใน อีเมล์ ที่ส่งมา การส่งข้อความแบบนี้ หากผู้รับไม่ได้ใช้มือถือหรือแท็บเล็ต ก็จะต้องเข้า ระบบมาเช็คเมล์จึงจะรู้ว่ามีใครส่งอีเมล์ฟมาบ้าง แต่หากใช้อุปกรณ์เหล่านั้นและเชื่อมต่อเน็ตตลอดเวลาก็จะแจ้งเตือนทันทีที่มีอีเมล์ส่ง มา
วิธีการสร้างอีเมล์และอ่านอีเมล์ในมือถือหรือแท็บเล็ตหรือคอมพิวเตอร์ ขั้นตอนอาจจะต่างกันเล็กน้อย แต่การใช้งานในมือถือหรือ แท็บเล็ตที่ใส่ซิมเชื่อมต่อเน็ตตลอดเวลาจะสะดวกกว่า เพราะจะแจ้งให้รู้ทันทีที่มีอีเมล์เข้ามา แต่กรณีใช้อีเมล์ผ่านคอมพิวเตอร์ จำเป็น ต้องเข้าระบบไปตรวจเช็คอีเมล์ ว่ามีใครส่งอะไรมาบ้าง หากไม่เข้าไปเช็คก็จะไม่รู้
อยากมีอีเมล์ต้องทำอย่างไร
การใช้งานอีเมล์เราสามารถใช้งานได้ในอุปกรณ์ไอทียอดนิยมอย่างมือถือ แท็บเล็ต หรือคอมพิวเตอร์ แต่ความสะดวกสบาย ความ ง่ายในการใช้งานจะต่างกันไป การจัดการอีเมล์ในคอมพิวเตอร์จะยุ่งยากกว่าอุปกรณ์อื่นๆ
การสร้างและการใช้งานอีเมล์ในคอมพิวเตอร์
ปัจจุบันการใช้คอมพิวเตอร์อาจจะลดน้อยลง โดยเฉพาะการจัดการกับอีเมล์ เพราะมีความยุ่งยาก ตั้งแต่การสมัครอีเมล์ ต้องมีการ ยืนยันตัวตนผ่านหมายเลขโทรศัพท์ การเช้าระบบ ความไม่เป็นส่วนตัวหากที่บ้านใช้คอมพิวเตอร์กันหลายคน แม้จะเป็นโน้ตบุ๊ค สามารถพกพาได้ แต่ก็ใหญ่เกินไปกับการใช้งานอีเมล์ เพราะแบตเตอรี่ใช้งานได้ไม่นานนัก แต่การพิมพ์ข้อความในอีเมล์ด้วยอุปกรณ์ เหล่านี้ค่อนข้างสะดวก
การใช้งานอีเมล์ในคอมพิวเตอร์จึงเหมาะสำหรับการใช้เพื่อการทำงาน ติดต่องานที่เป็นทางการ เพราะอาจจะต้องมีการแนบไฟล์ เอกสาร ที่เกี่ยวข้องกับงาน ส่งให้ลูกค้า ทีมงาน เป็นต้น
การสร้างและใช้งานอีเมล์ในมือถือหรือแท็บเล็ต
การใช้งานอีเมล์ในอุปกรณ์เหล่านี้ ค่อนข้างสะดวก เพราะหากตั้งค่าอีเมล์ในเครื่องแล้ว การอ่านอีเมล์ รับ ส่ง ลบ ก็อปปี้ ฯลฯ ค่อน ข้างสะดวก แม้แต่การพิมพ์ก็ตาม เพราะสามารถแปลงเสียงพูดเป็นข้อความได้ แต่น้อยคนนักที่จะได้ใช้ แม้แต่คนที่ทำงานด้านไอที อยู่ กับคอมพิวเตอร์ตลอดเวลาอย่างผู้เขียนก็ตาม ก็ไม่ได้ใช้บ่อยมากนัก แล้วชาวบ้าน คนทำงานโรงงาน แม่บ้าน เด็กนักเรียน ฯลฯ ก็ยิ่งไม่ ค่อยได้ใช้ แต่.....ผู้ที่ใช้มือถือ Android , Windows หรือ iPad, iPhone จำเป็นต้องมีอีเมล์ หลายคนก็สมัครอีเมล์เอง หลายคนก็จ้างร้าน มือถือให้ทำให้ โดยจะมีค่าบริการประมาณ 100 บาท
หากไม่มีอีเมล์จะใช้อุปกรณ์เหล่านี้ไม่ได้ เพราะจะต้องลงทะเบียนใช้งานเพื่อติดตั้งแอปหรือใช้บริการอื่นๆ ซึ่งหลายคนก็ไม่สนใจ และ มักจะไม่รู้ด้วยซ้ำว่า อีเมล์ของตนชื่ออะไร รวมทั้งรหัสผ่านด้วยเช่นกัน หากต้องใช้งานอีเมล์บนอุปกรณ์เหล่านี้เป็นประจำ การซื้อหาคีย์ บอร์ดบลูทูธเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อช่วยในการพิมพ์ข้อความ และผู้เขียนก็แนะนำให้ใช้มือถือหรือแท็บเล็ตระบบ Android มากกว่า iOS เพราะมีความยืดหยุ่นสูงกว่า ในเรื่องการจัดการกับไฟล์แนบไปกับอีเมล์ และเชื่อมต่อเมาส์หรือคีย์บอร์ดบลูทูธ มือถือหรือแท็บเล็ตบางรุ่น สามารถแปลงร่างเป็นคอมพิวเตอร์น้อยๆ ได้ทันที แต่ที่ต่างจากคอมพิวเตอร์ก็คือ แบตเตอร์อึดทนกว่า อย่างในภาพ มีทั้งตัวพาวเวอร์ แบงก์แบบนี้ หากเน้นเช็คเมล์ อ่านข่าวเล็กๆ น้อยๆ ที่จำเป็นจริงๆ จะใช้งานได้สบายๆ 1 อาทิตย์ คีย์บอร์ดชาร์จแต่ละครั้งใช้งานได้ หลายเดือน
ตัวอย่างอีเมล์ในมือถือระบบ Android เช่น This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. จะเป็นของ Gmail (จีเมล์)
ตัวอย่างการตั้งค่าอีเมล์ใน iPad ของ Apple เช่น This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
อีเมล์ในมือถือหรือแท็บเล็ต
อีเมล์มีความสำคัญอย่างมากในปัจจุบันและจำเป็นต้องมี เพราะคนส่วนใหญ่จะใช้มือถือสมาร์ทโฟนกันมาก โดยเฉพาะมือถือหรือ แท็บเล็ต Android จึงจำเป็นต้องมีอีเมล์ เพราะหากไม่มีอีเมล์จะตั้งค่าใช้งานอุปกรณ์ประเภทนี้ไม่ได้เลย หลายคนก็มีแต่ไม่รู้ว่าอีเมล์และ รหัสผ่านของตน
การมีอีเมล์ในปัจจุบัน คนส่วนใหญ่ที่ใช้มือถือสมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ต แทบไม่ได้ใช้การติดต่อสื่อสารผ่านทางอีเมล์ เรานิยมใช้ Facebook หรือ Line กันมากกว่า แต่เราจะใช้บัญชีอีเมล์และรหัสผ่าน เข้าระบบเพื่อใช้งานบริการเสริมของอีเมล์ เช่น ใช้พื้นที่เก็บไฟล์ฟรี ใช้แอปหรือบริการอื่นๆ ของผู้ให้บริการอีเมล์ที่เราเป็นสมาชิก เป็นต้น หรือใช้สมัครบริการต่างๆ ในเน็ต ก็ต้องระบุอีเมล์ เช่น สมัคร Facebook สมัคร Instagram สมัคร Line ต้องใช้อีเมล์ในขั้นตอนการสมัคร การใช้อีเมล์ในอุปกรณ์เหล่านี้ สิ่งสำคัญมากๆ ก็คือต้องจำ บัญชีอีเมล์และรหัสผ่านของตนให้ได้
การส่งไฟล์ต่างๆ แนบไปพร้อมกับอีเมล์
อยากมีอีเมล์ในปัจจุบันไม่ใช่ยากหากใช้มือถือหรือแท็บเล็ต Android โดยจะได้อีเมล์ Gmail ซึ่งสร้างได้ง่ายและเร็วที่สุด เมื่อเปรียบ เทียบกับการสมัครอีเมล์กับผู้ให้บริการยอดนิยมรายอื่นๆ อย่าง Outlook หรือ Yahoo
ตัวอย่างการสร้างอีเมล์หรือสมัครใชังานอีเมล์แบบต่างๆ
1. เมื่อซื้อมือถือสมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ต Android, Windows ก็จะได้อีเมล์เป็นของตัวเอง เพราะการใช้อุปกรณ์เหล่านี้ ต้องสร้างอี เมล์ประจำเครื่อง ไม่สร้างก็ใช้งานไม่ได้ อุปกรณ์ที่ใช้ Android จะมีวิธีสร้างอีเมล์ที่ง่ายที่สุด
2. การสมัครอีเมล์กับผู้ให้บริการยอด นิยมเช่น yahoomail.com, gmail.com, outlook.com เป็นต้น โดยไปยังเว็บไซต์เหล่านั้น เพื่อสมัครใช้บริการ แต่การสมัครผ่านเว็บไซต์ ต้องมีการยืนยันตัวตนผ่านหมายเลขโทรศัพท์มือถือ ไม่เช่นนั้นจะสมัครไม่ได้
3. สร้างระบบให้บริการอีเมล์ของตนเอง โดยไปเช่า พื้นที่กับผู้ให้บริการในเน็ตซึ่งมีมากมาย วิธีนี้ก็จะได้อีเมล์ของตนเอง เหมาะสำหรับองค์กรธุรกิจ ซึ่งจะทำให้ข้อมูลถูกเก็บเป็นความลับ เช่น ธนาคาร หน่วยงานรัฐบาล โรงเรียน สถาบันต่างๆ เป็นต้น วิธีนี้จะมีค่าใช้จ่ายเป็นรายปี
4. การสมัครอีเมล์เพื่อใช้กับมือถือ หรือแท็บเล็ต ทางร้านขายมือถือ ขายโทรศัพท์จะมีบริการสำหรับตาสี ยายสา ชาวบ้าน หรือคนที่ไม่มีความรู้ด้านไอที เพราะอุปกรณ์ เหล่านี้จะมีคุณสมบัติเป็นคอมพิวเตอร์อีกประเภทหนึ่ง การใช้งานจะยากกว่าโทรศัพท์ธรรมดาแบบเดิมๆ
5. การสมัครหรือสร้างอี เมล์ง่ายๆ หากมีเพื่อนที่เก่งด้านไอที การขอความช่วยเหลือจากเพื่อนเป็นวิธีที่ง่ายที่สุด
6. แม้จะไม่มีคอมพิวเตอร์ ไม่มีมือถือหรือ แท็บเล็ต แต่อยากมีอีเมล์ก็สามารถทำได้ เพียงให้เพื่อนที่ใช้มือถือ Android ทำการสร้างบัญชีอีเมล์ Gmail ในเครื่อง จดชื่ออีเมล์และ รหัสผ่านเก็บไว้ให้ดี จากนั้นก็ลบอีเมล์ที่สร้างใหม่ออกไป
การมีอีเมล์ในปัจจุบันเป็นเรื่องง่าย เพราะคนรุ่นใหม่ แทบทุกคนจะใช้สมาร์ทโฟน ดังนั้น จึงมีอีเมล์อยู่แล้ว สิ่งสำคัญก็แค่ต้องจำอีเมล์ และรหัสผ่านให้ได้เท่านั้นเอง แต่ความยุ่งยากจะเกิดขึ้นหากใช้งานอีเมล์บนคอมพิวเตอร์ หากไม่ได้เข้าใช้งานนานๆ จะต้องมีการยืนยัน ตัวตนผ่านหมายเลขโทรศัพท์มือถือ หากไม่ได้ใช้หมายเลขนั้นๆ ยกเลิกไปแล้ว ก็เป็นเรื่องวุ่นวายต้องสมัครใหม่
การสื่อสารประเภทอื่นนอกเหนือจากอีเมล์
การใช้อีเมล์ นอกจากจะไว้สำหรับการส่งข้อความโต้ตอบกันแล้ว เรายังสามารถแนบไฟล์ต่างๆ ไปกับอีเมล์ได้เช่นกัน ซึ่งเหมาะ สำหรับข้อมูลที่เป็นทางการ เพราะปกติเราสามารถส่งไฟล์ให้กันทาง Line ได้
ข้อมูลที่เน้นรับส่งหรือติดต่อกันผ่านทางอีเมล์นั้นจะเป็นข้อความ อาจจะเป็นการพิมพ์ข้อความสนทนากัน หรือแจ้งข่าวสาร หรือแจ้ง การซื้อขายสินค้า ฯลฯ การติดต่อทางอีเมล์ด้วยข้อความแบบนี้ จะเป็นการติดต่อที่เป็นมาตรฐาน สามารถนำไปใช้เป็นหลักฐานทาง การทำธุรกรรมต่างๆ หรือแม้แต่ทางกฏหมายได้เช่นกัน
ไฟล์หรือข้อมูลที่รับส่งกันทางอีเมล์ อาจจะเป็นไฟล์ประเภทต่างๆ ไฟล์เอกสาร งานที่ทำงาน ไฟล์วิดีโอ ภาพถ่าย รูปภาพ ไฟล์ต่างๆ แนบไปกับอีเมล์ได้ ในกรณีซื้อสินค้าแล้วมีการโอนเงินผ่านตู้ ATM ก็สามารถถ่ายภาพแนบไปกับอีเมล์เป็นหลักฐานการชำระเงินได้ ผู้ อ่านนอกจากจะสามารถอ่านข้อความในอีเมล์ได้แล้ว ก็ยังสามารถดาวน์โหลดไฟล์ได้เช่นกัน
สำหรับการส่งข้อมูลไปพร้อมกับอีเมล์ หากใช้มือถือหรือแท็บเล็ตจะทำได้ง่ายกว่า โดยเฉพาะระบบ Android เพราะไม่มีการจำกัด เรื่องประเภทของไฟล์ เราจึงสามารถส่งหรือรับไฟล์ได้ทุกประเภท แนบไปกับอีเมล์ และยังสามารถดาวน์โหลดไฟล์แนบเก็บลงเครื่องได้ ทันที สะดวกในการจัดการไฟล์ หากเน้นใช้งานแบบนี้ ควรหลีกเลี่ยงระบบ iOS ของ Apple เพราะมีข้อจำกัดเรื่องการรับส่งไฟล์
การรับส่งไฟล์ต่างๆ ทางอีเมล์ เมื่อก่อนอาจจะได้รับความนิยม แต่ปัจจุบันนี้ มีช่องทางอื่นให้ใช้มากขึ้น สะดวกกว่า ง่ายกว่า ทำให้ การรับส่งไฟล์ หรือแนบไฟล์ไปกับอีเมล์ ดูจะเป็นเรื่องยุ่งยาก โดยเฉพาะสำหรับมือใหม่ การรับส่งไฟล์ผ่านไลน์ ผ่านพื้นที่ฟรีในเน็ตดูจะ ง่ายกว่ามาก
ใช้บริการเสริมของอีเมล์เก็บข้อมูล เก็บไฟล์ต่างๆ
อีเมล์ (Email) เป็นช่องทางการสื่อสารที่เป็นมาตรฐานและพื้นฐานที่สุดในระบบเครือข่ายอินเตอร์เน็ต แม้ปัจจุบันจะไม่เป็นที่นิยม เพราะมีการสื่อสารประเภทอื่นเข้ามาแทนที่ และใช้งานง่ายกว่า
การใช้อีเมล์นั้นส่วนใหญ่จะใช้งานแค่ครั้งแรกที่ลงทะเบียนบริการต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับอินเตอร์เน็ตเท่านั้น เช่น ลงทะเบียนสมัคร Facebok สมัคร Line เป็นต้น หลังจากนั้นก็จะใช้การสื่อสารหล่านั้นกันมากกว่า เพราะสะดวกกว่า ง่ายกว่า ดีกว่า เช่น การติดต่อทาง Line แชทหรือสนทนากันทาง Facebook เป็นต้น
อย่างการสื่อสารทาง Line ไม่เพียงรับส่งข้อความสั้นๆ ข้อความยาวๆ แต่ยังรับส่งไฟล์ประเภทต่างๆ ได้ ใช้การโทรศัพท์ฟรี ไม่เสียเงิน ได้อีกด้วย
แต่ไม่ว่าอย่างไรก็ตาม การติดต่อสื่อสารทางอีเมล์ ก็ยังจำเป็นต้องใช้ ผู้อ่านต้องมีอีเมล์อย่างน้อย 1 บัญชี และต้องจำชื่อบัญชี และ รหัสผ่านให้ได้เช่นกัน การมีชีวิตบนโลกนี้ อีเมล์เรื่องจำเป็นที่ต้องมี เพราะอีเมล์เป็นรูปแบบการสื่อสารพื้นฐานที่สุด สำหรับนำไปสมัคร ใช้งานบริการอื่นๆ เหมือนเราต้องมีบัตรประจำตัวประชาชน มีโทรศัพท์ นั่นเอง
แชร์บทความนี้ :