WPS Office เ็นฟรีแอพสำหรับช่วยจัดการเอกสารสำหรับสำนักงานผ่่านมือถือหรือ แท็บเล็ต เพื่อจัดการกับไฟล์เอกสาร Word, ตารางคำนวณหรือ เสปรดชีท การสร้าง สไลด์คล้ายการทำงานใน PowerPoint หากเป็นการสร้างเอกสารง่ายๆ แอพนี้ก็จะ ช่วยให้เราทำงานผ่านอุปกรณ์เล็กๆ อย่างมือถือ ได้ทันที
อุปกรณ์เสริมที่จำเป็น
หากเน้นใช้งานแอพจัดการกับเอกสารอยู่่บ่อยๆ การใช้งานอุปกรณ์เสริมเป็นเรื่อง สำคัญโดยเฉพาะคีย์บอร์ด ซึ่งมือถือหรือแท้บเล็ตส่วนใหญ่จะรอง รับการใช้งานกับ คีย์บอร์ดบลูทูธอยอยู่แล้ว แต่หากใช้มือถือหรือแท็บเล็ต Anroid ที่รองรับสาย OTG ก็จะสามารถต่อเมาส์ได้ แปลงร่างเป็นคอมพิวเตอร์ ขนาดจิ๋วได้ทันที
ข้อดีของการใช้แอพจัดการเอกสารในมือถือหรือแท็บเล็ต/h3>
1. ส่วนใหญ่เราจะพกพามือถือหรือแท็บเล็ตติดตัวอยู่แล้ว การก็อปปี้ไฟล์เอกสารสำนัก งานไว้ในอุปกรณ์เหล่านี้จึงช่วยให้เราสามารถเปิดดูไฟล์ได้ ตลอดเวลา ที่ต้องการ
2. สำหรับไฟล์เอกสารแบบง่ายๆ เราจะสามารถจัดการแก้ไขผ่านมือถือหรือแท็บเล็ต ได้ทันที
3. มือถือหรือแท็บเล็ต เข้าถึงอินเตอร์เน็ตได้ง่ายกว่า การเก็บไฟล์ไว้ภายในพื้นที่ฟรี อย่าง Google Drive, OneDrive, Dropbox เราสามารถเข้าไปจัดการ ไฟล์เอกสารได้ ทันที อาจจะให้เลขาหรือพนักงาน เพื่อนฝูงจัดการสร้างไฟล์เอกสารให้เรา แล้วอัพโหลดไปไว้ในพื้นที่ฟรี แล้วเราก็เข้าไปจัดการ ดูไฟล์ แก้ไขไฟล์ เป็นต้น
4. การใช้งานมือถือแบตเตอรี่ใช้งานได้ยาวนานกว่าคอมพิวเตอร์แบบพกพาอย่าง โน้ตบุ๊ค หากมีคีย์บอร์ดแบบบลูทูธ ก็จะสามารถพิมพ์เอกสารได้ทุกที่ที่ ต้องการ
WP Office สร้างเอกสารแบบใดได้บ้าง
การใช้งานแอพจัดการกับเอกสารสำนักงานในมือถือหรือแท็บเล็ตเหมาะสำหรับเอกสารที่ง่ายๆ ไม่ซับซ้อน มีวัตถุประกอบในเอกสารมากเกินไป เพราะอุปกรณ์เหล่านี้มีขนาด เล็ก ไม่รองรับการใช้งานหนักๆ เหมือนคอมพิวเตอร์ ตัวอย่างเอกสารที่แอพนี้รองรับ เช่น
1. สามารถแทรกรูปภาพพลงในเอกสารได้
2. สามารถแทรกตารางลงในเอกสารได้
3. เอกสารที่ต้องการการวาดภาพเพื่ออธิบาย ก็สามารถวาดภาพด้วยรูปทรงต่างๆ ลงไปได้ เช่น ลูกศร ภาพวงกลม สี่เหลี่ยม เป็นต้น
4. แทรกข้อคิดเห็นลงในเอกสาร
5. แทรกหัวกระดาษ ท้ายกระดาษ เลขหน้า กรณีทำหนังสือหรือรายงาน
6. แทรกไฮเปอร์ลิงค์สำหรับเอกสารแบบเว็บเพจหรือเอกสารที่ต้องการใช้งานผ่าน อีเมล์ มีลิงค์ไปยังเว็บไซต์หรือเว็บเพจใดๆ ให้ติดตามอ่านเนื้อหาที่ เกี่ยวข้อง
7. แทรกบุ๊คมาร์คในเอกสาร
8. แทรกกล่องข้อความ เพื่อสร้างเอกสารที่มีความซับซ้อนในการจัดวางภาพหรือ ข้อความร่วมกัน อย่างการออกแบบสิ่งพิมพ์
9. แทรกวันที่และเวลาในเอกสาร
10. ความสามารถในการสร้างเอกสารแบบ PDF
11. ความสามารถในการจัดเก็บเอกสารในพื้นที่ฟรีในเน็ตหรือ Cloud เช่น Dropbox, Google Drive, Box, OneDrive ช่วยให้เรานำไฟล์ไปเก็บในพื้นที่ฟรี และแบ่งปัน ให้คนอื่นเข้ามาใช้งานร่วมกันได้ อาจจะให้พนักงาน เลขา พิมพ์เอกสารแล้วส่งเข้าไป ไว้ในพื้นที่ฟรี จากนั้นเราก็เข้าไปใช้งาน
12. แอพนี้เหมาะสำหรับใช้ทำรายงานหรือหนังสือ เพราะสามารถแทรกเลขหน้า หัว กระดาษ ท้ายกระดาษได้ เสร็จแล้วจะแปลงเป็น PDF ทำได้ทันที แต่การแทรกภาพ เข้ามาในเอกสาร การพิมพ์ข้อความแนะนำให้ใช้แอพอื่นจัดการเช่น OfficeSuite พิมพ์ ข้อความ และแทรกภาพให้เรียบร้อย ก่อนจะนำ มาแก้ไขต่อในแอพนี้
เมื่อพิจารณาความสามารถด้านต่างๆ แล้วแอพจัดการเอกสารตัวนี้ก็ถือว่ารองรับการใช้ งานพื้นฐานได้ดีพอสมควร ซึ่งส่วนใหญ่เราจะไม่เน้นสร้าง เอกสารในอุปกรณ์เหล่านี้ แต่จะเน้นการนำเอกสารมาเปิดอ่านมากกว่า อาจจะมีการแก้ไขเล็กๆ น้อยๆ
ข้อเสียของแอพนี้
สำหรับข้อเสียของแอพนี้ที่อาจจะทำให้หลายคนไม่ปลื้มเลยเช่น
1. การตัดคำภาษาไทยเพื่อตัดคำลงบรรทัดใหม่ ไม่ผ่าน ต้องมาจัดการเอง
2. การบันทึกข้อมูลเมื่อแตะเลือกบันทึกหรือ Save จะทำงานช้ามาก
3. การแทรกภาพเข้ามาในเอกสาร จะไม่สามารถพรีวิวดูภาพก่อนได้ จึงไม่รู้ว่าเป็น ภาพอะไร ใช่ที่ต้องการหรือไม่ เมื่อแทรกภาพมาแล้ว ต้องเสียเวลา จัดตำแหน่งภาพ ย่อขยายขนาดภาพ ให้พอดีกับหน้ากระดาษ
หากเน้นการพิมพ์เอกสารที่ซับซ้อน โดยเฉพาะต้องมีการแทรกภาพ แนะนำให้สร้างแอพอื่น อย่าง OfficeSuite จะทำได้ดีกว่า แต่หากเป็นการทำรายงาน หนังสือ ที่ต้องมีเลขหน้า มีส่วนหัวกระดาษ ท้ายกระดาษ ก็จำเป็นต้องใช้งานร่วมกัน โดยพิมพ์ข้อความและจัดภาพประกอบใน OfficeSuite แล้วนำมาทำ หัวกระดาษ ใส่เลขหน้าในแอพ WPS Office ตัวอย่างการพิมพ์ข้อความในแอพ OfficeSuite จะจัดการกับข้อความได้ดีกว่า ในเรื่องการตัดคำ แม้จะไม่สามารถตัดคำภาษาไทยได้ตรงตัว แต่ก็ยังง่ายใน การจัดเอง เมื่อเทียบกับ WPS Office
