บทความอธิบายการทำงานกับฐานข้อมูลใน Excel 2003

การทำงานกับฐานข้อมูลจะนิยมใช้งานโปรแกรมประเภทนี้โดยเฉพาะเช่น Access แม้โปรแกรม Excel จะสามารถทำได้ แต่ก็เหมาะสำหรับการจัดการกับข้อมูลขนาดเล็กๆเท่านั้น ลักษณะของฐานข้อมูลจะ เป็นการจัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งต่างๆ อย่างเป็นระบบ ระเบียบเพื่อความสะดวกในการค้นหา เรียกใช้งาน หรือจัดการในลักษณะต่างๆ

ฐานข้อมูลที่เราพบเห็นกันบ่อยๆ หรือที่ใกล้ตัวที่สุด เช่น ข้อมูลบัตรประจำตัวประชาชน บัตร ATM ซึ่งผู้จัดเก็บข้อมูลของเราไว้ ก็จะรวบรวมข้อมูลต่างๆ เกี่ยวกับตัวเรา เช่นชื่อ-สกุล หมายเลขบัตรประจำตัว ฯลฯ เพื่อความสะดวกในการให้บริการข้อมูลในกรณีที่ต้องการใช้ เช่น บัตร ATM หายไป ก็สามารถแจ้ง อายัดบัตรโดยบอกชื่อนามสกุลของเรา ทางธนาคารก็จะสามารถจัดการให้เราได้

แต่ในทางธุรกิจ ฐานข้อมูลมีความสำคัญมาก การเก็บข้อมูลที่เป็นระบบระเบียบทำให้สามารถ วิเคราะห์ความเป็นไปหรือทิศทางของธุรกิจของหน่วยงานได้ สามารถดูได้ตลอดเวลายอดขายสินค้าในเดือน นี้เป็นอย่างไรบ้าง เดือนต่อไปจะเป็นอย่างไร ต้องผลิตเพิ่มหรือไม่

ลักษณะของฐานข้อมูล
ในการพิมพ์ข้อมูลในโปรแกรม Excel จะสามารถพิมพ์ข้อมูลต่างๆ ลงไปได้เลย โดยอาจแตกต่างจาก การคำนวณเล็กน้อยเช่น
1. หัวข้อหรือฟิลด์ เพื่อกำหนดโครงร่างโดยรวมของข้อมูล ว่ามีอะไรบ้าง เช่น รหัสสินค้า ชื่อสินค้า ประเภทสินค้า ราคา จำนวน รวม
2. ข้อมูลแต่ละรายการหรือแต่ละแถวจะเรียกว่าระเบียน หรือเรคคอร์ด
3. ให้พิมพ์ข้อมูลลงไปตามตัวอย่าง