การคำนวณแบบแยกชีทด้วย Excel 2007 ที่จะนำเสนอนี้จะเป็นการคำนวณรายรับรายจ่ายที่มีรายการรายรับรายจ่าย ในแต่ละเดือนค่อนข้างมาก เหมาะสำหรับ ร้านขายของขนาดเล็กๆ ในแต่ละเดือนผู้ขายต้องการที่จะสรุปยอดขายทั้งหมดในการขาย รายจ่าย ในการ จัดซื้อสินค้าเก็บในสต็อกในแต่ละเดือน และกำไร ขาดทุน ในแต่ละปี
1. เริ่มต้นสร้างงานใหม่ โดยคลิก Office Button>>New อาจฝึกตามตัวอย่างของผู้เขียนก็ได้
2. ปกติจะมีชีทอยู่เพียง 3 ชีท คือ Sheet1, 2 และ 3 ให้เพิ่มเข้ามาอีก 10 ชีท และเปลี่ยน Sheet1 เป็นชื่อเดือน เช่น Jan โดยดับเบิ้ลคลิกที่ Sheet1 แล้วพิมพ์ชื่อใหม่เป็นJan
3. ให้เปลี่ยน Sheet2 เป็น Feb และเปลี่ยนไปเรื่อยๆ จนกว่าจะครบทั้ง 12 เดือน ส่วนในชีท สุดท้ายให้ตั้งชื่อว่า สรุปรายรับรายจ่าย สำหรับเก็บตัวเลขรายรับรายจ่ายของแต่ละเดือน
4. ในแต่ละชีทให้ป้อนข้อมูลตามตัวอย่าง ในช่องรายการที่ซื้อหรือขาย อาจจะเว้นช่องไว้มาก กว่านี้ ขึ้นอยู่กับจำนวนลูกค้า จะมากแค่ไหนในแต่ละเดือน สำหรับการป้อนข้อมูลอาจจะป้อนข้อมูลอาทิตย์ละครั้ง โดยนำข้อมูลที่เขียนในใบเสร็จรับเงินมาป้อน
5. การคำนวณในลักษณะนี้จะแบ่งคำนวณในแต่ละเดือนให้อยู่คนละชีท การเลื่อนไปยังชีทที่ต้อง การ ให้คลิกที่ปุ่มสามเหลี่ยม ชี้ซ้ายหรือขวาที่มุมล่างซ้ายของจอ
6. ในการป้อนข้อมูล ในช่องรวมเงิน คือเซลล์ G4 ถึง G9, H4 ถึง H9 และ F13 ถึง F14 ไม่ต้อง ป้อนข้อมูล ในส่วนนี้จะเป็นส่วนที่ป้อนสูตร
7. ในเซลล์ G4 จะรวมเงินทั้งหมดที่นายทองซื้อนาฬิกา นำราคาขาย(F4) คูณกับจำนวนซื้อ(D4) ก็คือ =D4*F4 จากนั้นก็ก็อปปี้ลงด้านล่างถึงเซลล์ G9
8. ในเซลล์ H4 การคิดกำไร คิดโดยนำผลรวมเงินในเซลล์ G4 ลบกับจำนวนซื้อ(D4) คูณกับราคา ทุน (E4) ก็คือ =G4-(D4*E4) จากนั้นก็ก็อปปี้ลงด้านล่างถึงเซลล์ H9
9. ในเซลล์ D10 ถึง H10 จะเป็นการรวมยอดทั้งหมด ให้คลิกที่ D10 แล้วพิมพ์ =sum(D4:D9) จากนั้นก็ก็อปปี้ไปด้านขวามือถึงเซลล์ H10
10. การคำนวณเกี่ยวกับรายจ่ายในเซลล์ที่เหลือคือ D15 ถึง F15 และ F13 ถึง F14 ก็ปฏิบัติ คล้ายๆ กัน
11. เนื่องจากในแต่ละชีทตั้งแต่ Jan ถึง Dec จะเหมือนกัน (ขอสมมุติว่าลูกค้าทั้งหมดเป็นลูกค้า ประจำที่มาซื้อของร้านคุณทุกเดือน) เพราะฉะนั้นให้ป้อนให้สมบูรณ์แค่ชีทเดียวก็พอ ชีทตั้งแต่ Feb ถึง Dec ให้ใช้วิธีก็อปปี้ข้อความข้ามชีท

12. ในชีทสุดท้ายคือ สรุปรายรับรายจ่าย จะเป็นชีทที่สรุปรายรับรายจ่ายในแต่ละเดือนออกมาว่ามีค่า เท่าไร และจะรวมออกมาทั้งปี จะมีกำไร ขาดทุน เท่าไร ให้ป้อนข้อมูลลงไปตามตัวอย่าง
13. การนำตัวเลขยอดรวมในแต่ละชีทมาแสดงที่ชีทนี้จะใช้วิธียกยอดมาหรืออ้างอิงโดยใช้สูตร
=ชื่อชีท!ตำแหน่งหรือเซลล์ที่มีตัวเลขยอดรวม
ตัวอย่าง ในเซลล์ C3 และ D3 ยอดรวมรายรับและรายจ่ายของเดือนมกราคม จะเป็นการนำ ยอดรวมของเดือนมกราคม คือเซลล์ H10 (40250) และ F15 (34000) ก็สามารถพิมพ์สูตรได้ดังนี้
ในเซลล์ C3 พิมพ์ =Jan!H10 แล้ว Enter
14. ผลรวมรายรับเดือนมกราคมจำนวน 40250 ก็จะปรากฏในชีทนี้
15. ในเซลล์ D3 พิมพ์ =Jan!F15 แล้ว Enter
16. อาจใช้การพิมพ์สูตรอีกวิธีหนึ่ง โดยคลิกที่เซลล์ C3 ในชีทสรุปรายรับรายจ่ายประจำปี 2543 พิมพ์เครื่องหมาย = แล้วคลิกที่ชื่อชีท Jan
17. จากนั้นให้คลิกที่เซลล์ที่เป็นผลรวมรายรับ คือ H10 แล้วกด Enter โปรแกรมก็จะพิมพ์สูตร =Jan!H10 ให้อัตโนมัติ
18. วิธีนี้จะทำให้ข้อมูลต่างๆ สัมพันธ์กัน เช่นเมื่อข้อมูลตัวเลขในชีท Jan เปลี่ยนตัวเลขในชีท สรุปรายรับรายจ่ายก็เปลี่ยนตามไปด้วย
19. ในเซลล์ C15 เป็นการรวมรายรับของทุกเดือน ในเซลล์ C3 ถึง C4 ให้ใช้สูตร =Sum(C3:C14) กด Enter แล้วก็อปปี้สูตรไปที่เซลล์ E15 เพื่อรวมรายจ่ายของทุกเดือนและรวมยอดคงเหลือ
20. ในเซลล์ E3 เป็นยอดคงเหลือโดยการนำรายรับลบรายจ่าย คือ =C3-D3 แล้วก็อปปี้ลงด้าน ล่างถึงเซลล์ E15
21. ให้ป้อนสูตรให้ครบทุกเดือนตามต้องการ สำหรับเดือนที่ยังมาไม่ถึง ก็อาจจะลองคำนวณเล่นๆ ดูก่อน โดยการนำข้อมูลในเดือนก่อนหน้านั้นมาเป็นแนวทางในการคำนวณ วิธีนี้ก็จะเป็นประโยชน์ ในการวางแผนได้มากทีเดียว และหลังจากทำงานเสร็จแล้ว ให้บันทึกงานเก็บไว้ โดยคลิกปุ่ม Save...