บทความแสดงตัวอย่างการพิมพ์จดหมายด้วยโปรแกรม Word 2003
ขั้นตอนที่ 1 การพิมพ์จดหมาย
ในการพิมพ์จดหมาย อาจใช้แม่แบบจดหมายสำเร็จรูป ซึ่งเป็นตัวอย่างจดหมายลักษณะต่างๆ เพียง แค่ดัดแปลงแก้ไขนิดๆ หน่อยๆ เท่านั้น หรืออาจจะใช้การพิมพ์ด้วยตนเองไม่ต้องใช้แม่แบบก็ได้ ซึ่งเรา สามารถนำภาพหรือเครื่องหมายการค้าเข้ามาประกอบในจดหมายได้ อาจจะเป็นโลโก้ของบริษัท สำหรับ จดหมายที่ค่อนข้างเป็นทางการ หรือแทรกภาพตัวการ์ตูน หากเป็นการส่งจดหมายให้เพื่อนหรือจดหมาย ส่วนตัวเป็นกันเอง

วิธีสร้าง
1. กำหนดเกี่ยวกับตัวหนังสือและขนาดของกระดาษที่จะพิมพ์ให้เรียบร้อย
2. ให้พิมพ์จดหมายลากิจดังนี้ พิมพ์โดยยังไม่ต้องจัดการกับข้อความ ปล่อยให้อยู่ชิดซ้ายไปอย่าง นั้นก่อน ยกเว้นบรรทัดที่ต้องย่อหน้า เช่น “เนื่องด้วย...” และ “จึงเรียน...” ให้กดปุ่ม Tab เพื่อวรรคไปทาง ซ้ายก่อน แล้วจึงพิมพ์ข้อความลงไป

555 ถ.เพชรบุรี แขวงพญาไท
เขตราชเทวี กรุงเทพ
10400
วันที่ 3 มีนาคม 2551
เรียน ผู้จัดการฝ่ายบุคคล
เนื่องด้วยข้าพเจ้าต้องเดินทางออกต่างจังหวัด เพื่อไปเยี่ยมญาติ ซึ่งไม่สบาย เนื่องจากประสบ อุบัติเหต รถชนเมื่อวันที่ 24 กุมภาพันธ์ที่ผ่านมา ทำให้ไม่สามารถที่จะมาทำงานตามปกติได้ ข้าพเจ้าจึง ขอลาหยุดพักการทำงานเป็นเวลา 2 วัน ตั้งแต่วันที่ 1 มีนาคม 2551 ถึงวันที่ 2 มีนาคม 2551 เมื่อครบ กำหนดแล้วข้าพเจ้าจะมาทำงานตามปกติ
จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ
ด้วยความเคารพอย่างสูง
สายชล สายธารินทร์

3. เมื่อพิมพ์เสร็จแล้ว ก็จัดการบันทึกข้อมูลเก็บไว้ก่อน การ Save หรือการบันทึกนั้นไม่จำป็น ต้องพิมพ์งานให้เสร็จทั้งหมด อาจจะพิมพ์ได้เพียงครึ่งหน้า ก็บันทึกไว้ก่อนก็ได้หากไฟดับขึ้นมาจะได้ไม่ เสียเวลาพิมพ์ใหม่ทั้งหมด
4. จัดการกับข้อความให้เรียบร้อย ในส่วนที่อยู่ให้จัดให้อยู่ชิดขอบด้านขวา โดยคลิกข้างหน้า “555 ถ. เพชรบุรี” (ถ้าคลิกแล้วปรากฏว่าดำทั้งบรรทัดก็ให้ลองคลิกใหม่ ให้ตัวกะพริบอยู่ข้างหน้า 555)
5. แล้วกดปุ่ม Tab ช้าๆ จนกว่าข้อความจะเลื่อนไปอยู่ด้านขวามือ
6. สำหรับข้อความ “เขตราชเทวี กรุงเทพ” และ “10400” ก็จัดคล้ายๆ กัน และให้อยู่ในแนวเดียวกัน
7. วันที่ จัดให้อยู่ตรงกลางกระดาษ
8. สำหรับคำลงท้าย “ด้วยความเคารพอย่างสูง” และ “ด.ช. สายชล สายธารินทร์” จัดข้อความคล้ายๆ กับการจัดที่อยู่

555 ถ.เพชรบุรี แขวงพญาไท
เขตราชเทวี กรุงเทพ
10400

วันที่ 3 มีนาคม 2551

เรียน ผูจัดการฝ่ายบุคคล
เนื่องด้วยข้าพเจ้าต้องเดินทางออกต่างจังหวัด เพื่อไปเยี่ยมญาติ ซึ่งไม่สบาย เนื่องจากประสบ อุบัติเหตุ รถชนเมื่อวันที่ 24 กุมภาพันธ์ที่ผ่านมา ทำให้ไม่สามารถที่จะมาทำงานตามปกติได้ ข้าพเจ้า จึงขอลาหยุดพักการทำงานเป็นเวลา 2 วัน ตั้งแต่วันที่ 1 มีนาคม 2551 ถึงวันที่ 2 มีนาคม 2551 เมื่อครบ กำหนดแล้วข้าพเจ้าจะมาทำงานตามปกติ
จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ

ด้วยความเคารพอย่างสูง

สายชล สายธารินทร์

9. คลิก File>>Save อีกครั้งเพื่อบันทึกข้อมูล เมื่อมีการแก้ไขใด ๆ ก็จะต้องบันทึกอีกครั้งหนึ่ง