การแทนที่ด้วยข้อความใหม่ใน Word 2003 จะเป็นลักษณะการค้นหาคำใดๆ หรือข้อความจากเอกสารที่เราได้พิมพ์ไว้ แต่สามารถแทนที่คำ ที่ค้นหาด้วยคำใหม่ได้
1. การแทนที่คำ เช่นจะแทนที่คำว่า “small” ด้วยคำว่า “big” ให้คลิกที่ด้านหน้าหรือที่อักษรตัว แรกที่ได้พิมพ์ไว้
2. คลิกเมนู Edit>>Replace
3. พิมพ์คำที่ต้องการค้นหาคือ small และพิมพ์คำที่ต้องการแทนที่คือ big เสร็จแล้วก็คลิกปุ่ม Find Next
4. เมื่อโปรแกรมค้นหาพบแล้ว ก็จะป้ายเป็นแถบดำที่คำนั้นๆ
5. ให้คลิกปุ่ม Replace เพื่อแทนที่ เอาคำว่า big ไปแทนที่คำว่า small
6. อาจคลิกคำสั่ง Replace All เพื่อแทนที่ทั้งหมดเลยในกรณีที่มีคำว่า small หลายๆ คำ ไม่เช่นนั้น ก็ต้องคลิกปุ่ม Replace ไปจนกว่าจะครบทั้งหมด
7. เสร็จแล้วคลิกปุ่ม Cancel เพื่อให้กรอบข้อความ Find and Replace หายไปและกลับไปพิมพ์ งานตามปกติ