ทำความรู้จักฐานข้อมูลใน Access 2003

ฐานข้อมูลคืออะไร
ฐานข้อมูลเป็นการจัดเก็บรวบรวมข้อมูล เกี่ยวกับเรื่องใดๆ โดยมีการจัดเก็บอย่างเป็นระบบระเบียบ เพื่อความสะดวกในการจัดการกับข้อมูลภายหลัง เช่น การค้นหาข้อมูล ทำลาย ฯลฯฃ

การจัดเก็บข้อมูลอาจแยกเป็น 2 แบบ
1. การจดบันทึก อาจเป็นการบันทึกลงกระดาษหรือแบบฟอร์มสำหรับกรอกข้อมูล การจัดเก็บข้อมูล แบบนี้สามารถใช้เป็นหลักฐาน สามารถตรวจสอบข้อมูลได้ แต่อาจไม่สะดวกในการจัดการ เช่น ค้นหา แก้ไข ข้อมูล
2. บันทึกหรือจัดเก็บข้อมูลลงคอมพิวเตอร์ ด้วยโปรแกรมเก็บข้อมูล วิธีนี้ช่วยให้การจัดการกับ ข้อมูลมีความสะดวก ค้นหา แก้ไข ลบ ข้อมูล ฯลฯ ทำได้ง่ายกว่า รวดเร็วกว่า

ตัวอย่างฐานข้อมูลแบบต่างๆ ใน Access 2003
เพื่อความเข้าใจมากยิ่งขึ้นอาจดูจากตัวอย่างดังต่อไปนี้
1. ฐานข้อมูลในโรงเรียน ก็จะเป็นการรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับนักเรียน ครู ภารโรง พัสดุสิ่งของ ฯลฯ อาจบันทึกข้อมูลลงกระดาษ แบบฟอร์มหรือจัดเก็บลงคอมพิวเตอร์ เมื่อมีการจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็น ระเบียบ การค้นหาก็ทำได้ง่าย

2. ฐานข้อมูลของร้านค้า เมื่อมีการจัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าและลูกค้าอย่างเป็นระบบดีแล้ว การ จัดการก็ง่าย สินค้ามีกี่รายการ ต้นทุน กำไรเท่าไร ก็ดูได้ทันทีประโยชน์ของการจัดเก็บข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์

การจัดเก็บข้อมูลลงคอมพิวเตอร์ อาจเสียเวลากับการรวบรวมและป้อนข้อมูลลงคอมพิวเตอร์ แต่เมื่อข้อมูลถูกจัดเก็บลงคอมพิวเตอร์เรียบร้อยแล้วการเรียกใช้งานจะมีความสะดวกมาก และสามารถ นำไปใช้งานได้หลายรูปแบบ จะนำไปใช้ในระบบเน็ตเวิร์คหรือเผยแพร่ทางอินเตอร์เน็ตก็ได้ทั้งนั้น

โปรแกรมบริหารจัดการข้อมูล
การใช้คอมพิวเตอร์เพื่อบริหารจัดการข้อมูลก็จะใช้โปรแกรมประเภทฐานข้อมูล เช่น
1. Microsoft Access โปรแกรมนี้ผลิตโดยบริษัทไมโครซอฟท์ เป็นหนึ่งในโปรแกรมออฟฟิศ (Microsoft Office)
2. My SQL ฐานข้อมูลสำหรับเว็บไซต์ เป็นฟรีโปรแกรมนิยมใช้เก็บข้อมูลเพื่อบริการบนอินเตอร์-เน็ต
3. Oracle โปรแกรมจัดการฐานข้อมูล สำหรับองค์กรหรือบริษัทขนาดใหญ่