Format กำหนดรูปแบบของข้อมูล ใน Access 2007

ข้อมูลที่จะป้อนลงไปสามารถกำหนดฟอร์แมทหรือรูปแบบได้ เช่น กรณีที่ป้อนวันที่ 09/01/2007 ลงไป ถ้าได้เลือก Format หรือรูปแบบของวันที่ เป็น วัน เดือน ปี ก็จะแสดงข้อมูลเป็น วันที่ 9 เดือนมกราคม 2550 เป็นต้น

รูปแบบของข้อมูลสามารถแยกย่อยตามลักษณะข้อมูลดังนี้>

1. ข้อมูลที่เป็นข้อความแบบ Text และ Memo> ลักษณะของ Text และ Memo จะเป็นข้อมูลที่เป็นข้อความ เช่น ชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ ชื่อสินค้า ส่วน Memo จะเป็นข้อความที่มีจำนวนมาก เช่น คำ อธิบายเกี่ยวกับสินค้า

2. ข้อมูลที่เป็นตัวเลข (Number) และเงินตรา (Currency)> เป็นลักษณะของข้อมูลที่เป็นตัวเลข ที่ต้องนำตัวเลขเหล่านั้นไปคิดคำนวณ เช่น

- ราคาสินค้า (Currency)

- จำนวนสินค้า (Number)

จะมีหลายรูปแบบให้ เลือก ทั้งแบบมีคอมม่าคั่นหลักพัน เป็นเปอร์เซ็น มีทศนิยม เป็นต้น ข้อมูลที่เป็นเบอร์โทรศัพท์เป็นตัวเลขก็จริง แต่ไม่มีการนำไปคำนวณ ก็จะกำหนดชนิดของฟิลด์เป็น แบบข้อความ (Text)

3. ข้อมูลที่เป็นวันที่และเวลา (Date/Time)> เป็นลักษณะของข้อมูลที่เป็นวันที่และเวลา มีให้เลือกหลายแบบ ทั้งวันที่แบบสั้นๆ หรือแบบไทย วันที่และเวลาสามารถนำไปคำนวณได้ เพื่อหาระยะ เวลา

4. ข้อมูลแบบ Yes/No> เป็นข้อมูลที่มีเพียง 2 คำให้เลือก คือ True/False, Yes/No หรือ On/Off เช่น การนำไปใช้กับไฟล์ Sex หรือเพศ ซึ่งมีให้เลือกเพียง 2 แบบ เพศชายหรือ เพศหญิง

5. ข้อมูลที่กำหนดค่าให้อัตโนมัติ (Auto Number)> เป็นข้อมูลแบบตัวเลขที่โปรแกรมจะใส่หรือป้อนลงไปให้อัตโนมัติ เช่น เลขลำดับ รหัสสินค้า รหัสพนักงาน สะดวกไม่เสียเวลาป้อนข้อมูล