การคำนวณเกี่ยวกับวันลากิจ ลาป่วย ขาดหรือหยุดงาน ด้วย Excel 2003
จะเป็นการสมมุติสถานการณ์ ต้องการที่จะนับว่า พนักงานแต่ละคน ได้ลากิจ ลาป่วย ขาด หยุดงาน หรือมาสายกี่ครั้งในรอบปี เพื่อเป็นข้อมูลในการคัดเลือกพนักงานดีเด่น
1. ให้ป้อนข้อมูลตามตัวอย่าง ในการพิมพ์วันที่ เหตุที่ต้องแยกคนละคอลัมภ์ เพื่อความสะดวก ในการจัดเรียงข้อมูล
2. เมื่อป้อนข้อมูลเสร็จแล้วให้คลิกที่ส่วนหัวข้อหรือฟีลด์ “ชื่อพนักงาน” แล้วคลิกเมนู Data>>Sort

3. เมื่อปรากฏกรอบข้อความขึ้นมาแล้ว ในส่วน Sort By ให้เลือกเป็นชื่อพนักงาน Then by เลือก วัน และเดือน ตามลำดับ
4. เลือกลักษณะการเรียงจากน้อยไปมากหรือต้นไปท้าย (Ascending) แล้วคลิกปุ่ม OK
5. จะพบว่ารายชื่อพนักงานทั้งหมดจะถูกเรียงในลักษณะ ก ถึง ฮ และกรณีที่ชื่อพนักงานซ้ำกัน ก็ให้เรียงตามวันที่ลากิจ ลาป่วย ขาด หรือมาสาย และหากยังซ้ำกันอีกก็เรียงตามเดือน

6. คลิกเมนู Data>>Subtotals
7. เมื่อปรากฏกรอบข้อความขึ้นมาแล้ว ในส่วน At Each Change In ให้เลือกเป็นชื่อพนักงาน
8. ในส่วน Use Function เลือก Sum และ Add Subtotal To ให้คลิกเครื่องหมายถูกในช่อง สี่เหลี่ยมเฉพาะหน้าคำว่า ลาป่วย ลากิจ ขาดงาน มาสาย ซึ่งเป็น ฟีลด์ที่ต้องการหาผลรวม
9. คลิก OK
10. ในที่นี้เป็นการสรุปผลข้อมูล โดยแยกตามรายชื่อพนักงานพร้อมกับรวม (Sum) จำนวนวันลากิจ ลาป่วย ขาดงาน และมาสาย
11. จะพบว่าโปรแกรมจะสรุปออกมา ว่าใครลาป่วย ลากิจ ขาดงาน มาสาย กี่ครั้งในระยะเวลานั้น
12. บรรทัดสุดท้าย Grand Total เป็นผลรวมทั้งหมดของพนักงานทุกคน
13. ด้านซ้ายมือสุดจะมีปุ่มเครื่องหมายบวกและลบ ให้คลิกเพื่อแสดงและซ่อนรายละเอียด
14. ในกรณีที่ต้องการเพิ่มข้อมูลต่อ ให้ลบ Subtotals ออกก่อน โดยคลิก Data>>Subtotals แล้วคลิกปุ่ม Remove All จากนั้นก็พิมพ์ข้อมูลลงไปตามปกติ