เริ่มต้นสร้างงานคำนวณง่ายๆ ใน Excel 2007 กับการคำนวณเกี่ยวกับรายรับรายจ่ายของเราเอง
คำนวณรายรับรายจ่ายของตัวคุณเอง
เป็นการคำนวณอย่างง่ายๆ โดยผู้เขียนจะสมมุติสถานการณ์จำลอง
ตัวอย่างข้อมูลรายรับรายจ่าย (สมมุติ)
1. ผู้เขียนมีรายรับจากเงินเดือนประจำเดือนละ 14000 บาท รายรับจากงานสอนพิเศษ 6000 บาท และการเขียนบทความ 3000 บาท (สำหรับเงินสอนพิเศษและเงินจากการเขียนบทความจะเป็นรายได้ที่ไม่ ค่อยแน่นอน ในแต่ละเดือนจะไม่เท่ากัน)
2. ผู้เขียนมีรายจ่ายต่างๆ ดังนี้ ค่าที่พัก ค่าใช้จ่ายอุปโภคบริโภค ค่าหนังสือ ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด

ตัวอย่างการคำนวณ
คราวนี้ผู้เขียนก็ต้องการคำนวณว่าในแต่ละเดือนจะใช้จ่ายอย่างไร และจะเหลือเงินเก็บเดือน ละประมาณเท่าไร และทั้งปีจะมีเงินเก็บ และค่าใช้จ่ายรวมทั้งปีเท่าไร
เมื่อคุณได้จัดระเบียบวิธีคิดของตนเองเสร็จแล้ว คราวนี้เราก็เริ่มกันเลย
1. ป้อนข้อมูลตามตัวอย่าง อาจจะทำตามตัวอย่างไปก่อนแล้วก็ค่อยดัดแปลงเป็นของคุณเองก็ได้ ในการป้อนข้อมูล
- ในเซลล์ B8 ถึง M8 เป็นรายรับ
- ในเซลล์ B18 ถึง M18 เป็นรายจ่าย
- ในเซลล์ B22 ถึง M22 เป็นยอดคงเหลือ
- ในเซลล์ B23 รวมยอดคงเหลือทั้งหมด
ในเซลล์เหลานี้ ไม่ต้องป้อนข้อมูล จะป้อนเป็นสูตรคำนวณเข้าไป
2. จากตารางจะเป็นการคำนวณอย่างง่ายๆ โดยการรวมรายรับ (B8ถึงM8) และรายจ่าย (B18 ถึง M18) ในแต่ละเดือน จากนั้นนำรายรับมาลบรายจ่าย (B8-B18) ในส่วนสรุปยอดคงเหลือ และรวมยอด คงเหลือทั้งหมดจะนำยอดคงเหลือในเดือน ม.ค.-ธ.ค. มารวมกัน
3. เมื่อป้อนข้อมูลตัวเลขครบแล้ว ก็เริ่มคำนวณ โดยเริ่มที่รวมรายรับทั้งหมดคลิกที่เซลล์ B8 แล้วพิมพ์ =B5+B6+B7 แล้ว Enter
4. ให้ก็อปปี้สูตรโดยคลิกที่ B8 อีกครั้งหนึ่ง จากนั้นให้เลื่อนเมาส์ไปชี้ที่จุดที่ต่อกันไม่สนิทของเซลล์ B8 เมื่อเมาส์เปลี่ยนรูปเป็นรูปเครื่องหมายบวกสีดำแล้ว ก็ให้กดเมาส์ค้างไว้แล้วลากไปปล่อยที่เซลล์ M8
5. จะปรากฏว่าในเซลล์ C8 ถึง M8 คำตอบที่ได้จะเป็นศูนย์ เนื่องจากในเซลล์ด้านบนยังไม่มี ข้อมูล ช่องด้านบนเป็นศูนย์อยู่ เพราะว่ายังไม่ถึงเดือนนั้นจริงๆ จึงไม่สามารถคำนวณได้ จึงต้องค้างไว้ ก่อน
6. แต่เมื่อถึงเดือนนั้นๆ แล้ว เพียงแต่ป้อนข้อมูลตัวเลขเข้าไปในเซลล์ด้านบน คือเซลล์ C5 ถึง C7 โปรแกรมก็จะรวมรายรับให้อัตโนมัติ โดยแสดงผลลัพธ์ในเซลล์ C8
7. ในเซลล์ B18 รวมรายจ่ายก็ป้อนสูตรคล้ายๆ กัน คือพิมพ์ =B12+B13+B14+B15+B16+B17 แล้ว Enter
8. จากนั้นก็ก็อปปี้สูตรไปถึงเซลล์ M18

9. ในส่วนยอดคงเหลือ ในเซลล์ B22 ในส่วนนี้จะเป็นการนำรวมรายรับในเดือนมกราคมลบกับ รวมรายจ่ายในเดือนมกราคม ซึ่งก็คือ =B8-B18 เสร็จแล้วก็ก็อปปี้เหมือนเดิม
10. ในเซลล์ B23 จะเป็นการรวมยอดคงเหลือทั้งหมด ตั้งแต่เซลล์ B22 ถึง M22 ซึ่งอาจ ป้อนสูตรได้ 2 วิธีคือ
11. ใช้วิธีง่ายๆ พื้นฐานที่สุด ให้คลิกและพิมพ์
=B22+C22+D22+E22+F22+G22+H22+I22+J22+K22+L22+M22 แล้วกด Enter
12. ใช้สูตร =sum(ขอบเขตของข้อมูลที่ต้องการ)
=sum(B22:M22) แล้ว Enter การคำนวณโดยใช้ Sum ต้องพิมพ์เครื่องหมายโคล่อน (:) ให้ถูกต้องเพราะบางคนเผลอพิมพ์ผิดเป็น ; ซึ่งเป็นเครื่องหมายเซมิโคล่อน จะเป็นการพิมพ์สูตรที่ผิด
13. เพียงแค่นี้คุณก็สามารถคำนวณเกี่ยวกับรายรับและรายจ่ายของคุณได้อย่างสบาย ข้อมูลต่างๆ จะสัมพันธ์กัน เช่น เมื่อคุณป้อนตัวเลขเกี่ยวกับรายรับและรายจ่ายในเดือนสิงหาคมเสร็จแล้ว โปรแกรม ก็จะคำนวณให้คุณอัตโนมัติ วิธีนี้จะดีมากเพราะสามารถช่วยวางแผน เช่น ในเดือนหน้าที่จะถึงถ้าคุณจะเก็บ เงินให้ได้เท่านี้ คุณจะลดค่าใช้จ่ายอะไรบ้าง เช่น ถ้าในเดือน ก.พ. ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด 1000 บาท คุณคิดว่า มากเกินไป คุณก็คลิกที่ช่องนี้อีกทีแล้วพิมพ์ 500 แล้ว Enter (ไม่ต้องลบ พิมพ์ทับ เข้าไปได้เลย)
14. ก็ขอให้สนุกกับการคำนวณและวางแผนเกี่ยวกับการใช้จ่ายของคุณ แต่อย่าลืมนะครับ พยายาม ทำตามที่วางแผนไว้ให้ได้ด้วย ผมเองก็ได้วางแผนและทำมาหลายปีแล้วแต่ก็ยังทำไม่ได้เลย สักปีเดียว