บทความอธิบายการจัดการกับไฟล์เอกสารของ Excel 2007 เช่น สร้างไฟล์ใหม่ Save ไฟล์ เปิดไฟล์ ปรินต์งาน ใส่รหัสผ่านให้ไฟล์ เป็นต้น

การจัดการกับไฟล์ส่วนใหญ่ก็จะคล้ายๆ กัน เช่น การเริ่มสร้างงานใหม่ การเรียกดูงานเก่าที่เคย สร้างไว้ การบันทึกงานเก็บไว้ การลบไฟล์ เป็นต้น

การเริ่มต้นสร้างงานใหม่
ปกติเมื่อเข้าโปรแกรม ก็จะปรากฏหน้าจอให้เริ่มต้นทำงานได้เลย แต่ก็สามารถเริ่มทำงานใหม่ได้ โดย...
1. คลิก Office Button>>New
2. คลิก Blank Workbook
3. คลิก Create

การบันทึกงานที่ได้สร้างเสร็จแล้ว
การบันทึกไฟล์เก็บไว้ให้ปฏิบัติดังนี้
1. คลิกเมนู Office Button>>Save หรือคลิกปุ่ม Save
2. เมื่อปรากฏเมนูขึ้นมาแล้ว ให้คลิกเลือกที่เก็บไฟล์ในช่อง Save in: ก่อน เพื่อเลือกว่าจะเก็บ ไฟล์ไว้ที่ใด
3. คลิกและพิมพ์ชื่อไฟล์ที่ต้องการในช่อง File Name เช่น ผลไม้
4. คลิกปุ่ม Save

การเรียกดูงานเก่าที่ได้สร้างไว้
การเรียกดูงานเก่าให้ปฏิบัติดังนี้
1. คลิกเมนู Office Button>>Open หรือคลิกปุ่ม Open
2. คลิกเลือกโฟล์เดอร์ที่ได้เก็บไฟล์ไว้
3. คลิกเลือกไฟล์ที่ต้องการ
4. คลิกปุ่ม OK

การพิมพ์งานออกทางเครื่องพิมพ์
การพรีวิวหรือดูเอกสารก่อนพิมพ์จริง
เมื่อทำงานเสร็จแล้วในการพิมพ์งานออกทางเครื่องพิมพ์ สิ่งแรกที่ควรจะทำก่อนก็คือ การดู ผลงานก่อนการพิมพ์จริง โดย
1. คลิกเมนู Office Button>>Print>>Print Preview
2. ผลงานที่เห็นในพรินท์พรีวิว (Print Preview) จะเป็นผลงานที่โปรแกรมแสดงให้ดูก่อนว่า เมื่อ พิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์จริงๆ แล้ว จะได้ผลงานออกมาอย่างไร
3. ถ้ายังมีส่วนใดที่ต้องแก้ไข ก็คลิกปุ่ม Close เพื่อกลับไปแก้ไข

การพิมพ์งานออกทางเครื่องพิมพ์
การกำหนดค่าเกี่ยวกับการพิมพ์
1. ในหน้าจอ Print Preview ให้กำหนดค่าเกี่ยวกับการพิมพ์ โดยคลิก Page Setup เพื่อกำหนด เพิ่มเติมเกี่ยวกับกั้นหน้า กั้นหลัง ส่วนหัวและส่วนท้ายกระดาษ ฯลฯ
2. การกำหนดเกี่ยวกับหน้ากระดาษ ให้คลิกที่แถบ Page
3. ในกรณีงานที่ทำใหญ่เกินกว่าหน้ากระดาษ มีบางส่วนเล็กๆ น้อยๆ หลุดมาอยู่ในหน้าอื่น ก็ให้ลด เปอร์เซ็นต์ในส่วน Scaling ให้น้อยกว่า 100% (ตรงนี้จะคล้ายๆ กับ การถ่ายเอกสารแบบย่อหรือขยายนั่นเอง)
4. หรือคลิกตัวเลือก Fit to เพื่อบังคับให้ส่วนที่เกินหนึ่งหน้ากระดาษถูกพิมพ์แบบย่อส่วนลง ในหน้าเดียวได้ แต่ถ้าส่วนที่เกินหน้ากระดาษมีขนาดใหญ่มาก ก็ไม่ควรใช้คำ สั่งนี้
5. Orientation คลิกเลือกรูปแบบการพิมพ์ลงบนกระดาษ
- Portrait จะเป็นการเลือกพิมพ์ลงกระดาษในแนวตั้ง
- Lanscape จะเป็นการเลือกพิมพ์ลงกระดาษในแนวนอน
6. การกำหนดเกี่ยวกับขอบกระดาษ ให้คลิกที่แถบ Margins
7. คลิกที่ Center Horizontally เพื่อจัดให้ข้อมูลพิมพ์อยู่กลางหน้ากระดาษ (ในแนวนอน)

8. การกำหนดเกี่ยวกับส่วนหัวและท้ายกระดาษ ให้คลิกที่แถบ Header/Footer
9. ส่วนหัวกระดาษอาจกำหนดให้มีข้อความปรากฏอยู่ เช่น Page 1
10. ถ้าต้องการกำหนดเองก็คลิกปุ่ม Custom Header หรือ Custom Footer
11. การกำหนดเกี่ยวกับชีท ให้คลิกที่แถบ Sheet
12. จากนั้นให้ดูที่สี่เหลี่ยมเล็กๆ หน้าคำว่า Gridline ถ้ามีเครื่องหมายกากบาทอยู่ ก็ให้คลิกให้ กากบาทหายไป
รายละเอียดเกี่ยวกับค่าอื่นๆ
- Black and White กำหนดการพิมพ์แบบขาวดำ
- Draft Quality พิมพ์แบบประหยัดหมึก
- Row and Column Headings พิมพ์แถวและคอลัมน์ออกมาด้วย
13. เสร็จแล้วก็คลิกปุ่ม OK

14. เปิดเครื่องพิมพ์ ใส่กระดาษให้เรียบร้อย จากนั้นให้คลิกปุ่ม Print
15. จะปรากฏกรอบข้อความขึ้นมา อาจกำหนดค่าต่างๆ เพิ่มเติม เสร็จแล้ว ก็คลิกปุ่ม OK เพื่อให้ เครื่องพิมพ์ พิมพ์งานออกมา
รายละเอียดเกี่ยวกับการกำหนดค่าต่างๆ
Print Range เป็นขอบเขตการพิมพ์
- All พิมพ์ทั้งหมดทุกหน้า
- Page(s) From ... To ... พิมพ์โดยสามารถระบุหน้าที่ต้องการพิมพ์ได้
Print What จะให้พิมพ์ข้อมูลอะไรบ้าง
- Selecting พิมพ์เฉพาะข้อมูลที่ได้เลือกโดยการสร้างแถบสีหรือถูกเลือกอยู่เท่านั้น
- Active Sheet (s) พิมพ์เฉพาะข้อมูลในชีทนั้น
- Entire Workbook พิมพ์ข้อมูลทั้งหมดที่มีอยู่ในไฟล์นั้นๆ

การกำหนดรหัสผ่านป้องกันไฟล์
ไฟล์ที่เป็นความลับ ไม่ต้องการให้ใครมาเปิดอ่าน สามารถกำหนดรหัสผ่านให้กับไฟล์นั้นๆ ได้
1. ในขั้นตอนการบันทึกไฟล์หรือให้เปิดไฟล์ที่ต้องการกำหนดรหัสผ่าน
2. คลิกเมนู Office Button>>Save
3. หรือคลิก Office Button>>Save As ถ้าเป็นการเปิดไฟล์เก่า ขึ้นมาเพื่อกำหนดรหัสผ่าน
4. คลิกปุ่ม Tools>>General Options
5. คลิกและพิมพ์รหัสผ่าน
- Password to open กำหนดรหัสผ่านสำหรับการเปิดไฟล์
- Password to modify ถ้ายอมให้ผู้อื่นสามารถเปิดไฟล์ได้แต่แก้ไขไม่ได้ ก็ไม่ต้องกำหนดรหัสผ่าน ในการเปิดหรือจะตั้งทั้ง 2 ระดับก็ได้
6. เสร็จแล้วคลิกปุ่ม OK
7. โปรแกรมจะเตือนให้ระบุรหัสผ่านสำหรับการเปิดไฟล์อีกครั้งเป็นการยืนยัน พิมพ์เสร็จแล้วคลิก ปุ่ม OK

การลบไฟล์ออกจากเครื่อง
ไฟล์ใดที่ไม่ต้องการใช้งานแล้ว ก็สามารถลบออกไปได้
1. คลิกเมนู Office Button>>Open
2. คลิกชื่อไฟล์ที่จะลบ ต้องการลบมากกว่า 1 ไฟล์ ก็คลิกเลือกไฟล์แรกก่อน แล้วกดปุ่ม Ctrl ที่ แป้นพิมพ์ค้างไว้ จากนั้นคลิกเลือกไฟล์ที่ต้องการทั้งหมด ครบแล้วปล่อย ปุ่มCtrl
3. กดปุ่ม Delete ที่แป้นพิมพ์เพื่อลบ
4. จะปรากฏกรอบข้อความถามความแน่ใจว่าต้องการลบใช่หรือไม่ ให้คลิกปุ่ม Yes

การก็อปปี้ไฟล์ไปใช้งานกับเครื่องอื่น
เป็นการก็อปปี้ไฟล์ลงเก็บในแผ่นดิสก์เก็ตเพื่อนำไปใช้กับเครื่องอื่น
1. ใส่แผ่นดิสก์เก็ตเข้าไปในช่องอ่าน
2. คลิกเมนู Office Button>>Open หรือปุ่ม Open
3. คลิกปุ่ม View>>Details เพื่อให้โปรแกรมแสดงขนาดของไฟล์ ก็จะรู้ว่าแต่ละไฟล์มีขนาดเท่าไร ถ้าเกินกว่า 1400 KB ก็ไม่สามารถก็อปปี้ลงแผ่นได้
4. การเลือกไฟล์สามารถเลือกได้มากกว่า 1 ไฟล์ โดยใช้ปุ่ม Ctrl ช่วยในการเลือก
5. การก็อปปี้ก็เลื่อนลูกศรไปชี้ที่ไฟล์ที่ได้เลือก แล้วคลิกปุ่มขวาของเมาส์เรียกคำสั่งลัด
6. คลิกคำสั่ง Send To>>3.5 Floppy (A:) ถ้าต้องการก็อปปี้ลงแผ่นดิสก์เก็ต
7. ปัจจุบันจะนิยมใช้แฟลชไดรว์กันมาก เพราะราคาถูก ความจุสูง พกพาง่าย การก็อปปี้จะใช้คำสั่ง คล้ายกัน Send To>> ตามด้วยชื่อแฟลชไดรว์ เช่น ก็อปปี้ลงแฟลชไดรว์ ยี่ห้อ KINGSTON