คำนวณรายรับรายจ่ายของตัวท่านเอง จะเป็นการคำนวณอย่างง่ายๆ โดยผู้เขียนจะสมมติ สถานการณ์จำลอง
1. ผู้เขียนมีรายรับจากเงินเดือนประจำเดือนละ 14000 บาท รายรับจากงานสอนพิเศษ 6000 บาท และการเขียนบทความ 3000 บาท (สำหรับเงินสอนพิเศษ และเงินจากการเขียนบทความ จะเป็น รายได้ที่ไม่ค่อยแน่นอน ในแต่ละเดือนจะไม่เท่ากัน)
2. ผู้เขียนมีรายจ่ายต่างๆ ดังนี้ ค่าที่พัก ค่าใช้จ่ายอุปโภคบริโภค ค่าหนังสือ ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด
คราวนี้ผู้เขียนก็ต้องการคำนวณว่าในแต่ละเดือนจะใช้จ่ายอย่างไร และจะเหลือเงินเก็บเดือนละ ประมาณเท่าไร และทั้งปีจะมีเงินเก็บ และค่าใช้จ่ายรวมทั้งปี เท่าไร
ในการคำนวณด้วยโปรแกรม Calc นั้น ข้อแนะนำประการหนึ่งที่ควรปฏิบัติก่อนเสมอ คือ การวางแผน หรือออกแบบวิธีคิดของคุณ ให้เป็นระบบระเบียบมากที่สุด เพราะจะช่วยให้การคำนวณ เข้าใจง่ายและรวดเร็ว ส่วนรูปแบบนั้นก็จะขึ้นอยู่กับความรู้ ประสบการณ์ และการจัดระเบียบความคิด ของแต่ละคน
เมื่อท่านได้จัดระเบียบวิธีคิดของตนเองเสร็จแล้ว คราวนี้เราก็เริ่มกันเลย
1. ป้อนข้อมูลตามตัวอย่าง อาจจะทำตามตัวอย่างไปก่อนแล้วก็ค่อยดัดแปลง เป็นของท่านเอง ก็ได้ ในการป้อนข้อมูลในเซลล์ B8 ถึง M8, B18 ถึง M18, B22 ถึง M22 และ B23 ที่เป็นรวมรายรับ รวมรายจ่าย ยอดคงเหลือ และรวมยอดคงเหลือ ไม่ต้องป้อน ตรงนี้ให้ป้อนเป็นสูตรเข้าไป
2. จากตารางจะเป็นการคำนวณอย่างง่ายๆ โดยการรวมรายรับ (B8ถึงM8) และรายจ่าย (B18ถึงM18) ในแต่ละเดือน จากนั้นนำรายรับมาลบรายจ่าย (B8- B18) ในส่วนสรุปยอดคงเหลือ และรวมยอดคงเหลือทั้งหมดโดยนำยอดคงเหลือในเดือน ม.ค. -ธ.ค. มา รวมกัน
3. เมื่อป้อนข้อมูลตัวเลขครบแล้ว ก็เริ่มคำนวณ โดยเริ่มที่รวมรายรับทั้งหมดคลิกที่เซลล์ B8 แล้วพิมพ์ =B5+B6+B7 แล้ว Enter ในการใช้งานจริง ให้พิมพ์สูตร =SUM(B5:B7)
4. ให้ก็อปปี้สูตรโดยคลิกที่ B8 อีกครั้งหนึ่ง จากนั้นให้เลื่อนเมาส์ไปชี้ที่มุมล่างขวาของเซลล์ B8 เมื่อเมาส์เปลี่ยนรูปเป็นเครื่องหมาย บวกแล้ว ก็ให้กดเมาส์ค้างไว้ แล้วลากไปปล่อยที่ เซลล์ M8
5. จะปรากฏว่าในเซลล์ I8 ถึง M8 คำตอบที่ได้จะเป็นศูนย์ เนื่องจากในเซลล์ด้านบน ยังไม่มี ข้อมูล ช่องด้านบนเป็นศูนย์อยู่ เพราะ ว่ายังไม่ถึงเดือนนั้นจริงๆ จึง ไม่สามารถคำนวณได้ จึงต้องค้าง ไว้ก่อน แต่เมื่อถึงเดือนนั้นๆ แล้ว เพียงแต่ป้อนข้อมูลตัวเลขเข้าไป ในเซลล์ด้านบน โปรแกรมก็จะรวม รายรับให้อัตโนมัติ
6. ในเซลล์ B18 ก็ป้อนสูตรคล้ายๆ กัน คือพิมพ์ =B12+B13+B14+B15+B16+B17 แล้ว Enter ในการทำงานจริงให้พิมพ์สูตร =SUM(B12:B17) จากนั้นก็ก็ อปปี้สูตรไปถึงเซลล์ M18
7. ในส่วนยอดคงเหลือ ในเซลล์ B22 ในส่วนนี้จะเป็นการนำรวมรายรับในเดือนมกราคม ลบกับรวมรายจ่ายในเดือนมกราคม ซึ่งก็คือ =B8-B18 เสร็จแล้วก็ก็ อปปี้เหมือนเดิม เพื่อนำของเดือน อื่นๆ มาลบกันด้วย
8. ในเซลล์ B23 จะเป็นการรวมยอดคงเหลือทั้งหมด ตั้งแต่เซลล์ B22 ถึง M22 ซึ่งอาจ ป้อนสูตรได้ 2 วิธีคือ
1. ใช้วิธีง่ายๆ พื้นฐานที่สุด พิมพ์
=B22+C22+D22+E22+F22+G22+H22+I22+J22+K22+L22+M22 แล้วกด Enter
2. ใช้สูตร =SUM(ขอบเขตของข้อมูลที่ต้องการ)
=SUM(B22:M22) แล้ว Enter การคำนวณโดยใช้ SUM ต้องพิมพ์เครื่องหมายโคล่อน (:) ให้ถูกต้องเพราะบางคนเผลอ พิมพ์ผิดเป็น ; ซึ่งเป็นเครื่องหมายเซมิโค ล่อน จะเป็นการพิมพ์สูตรที่ผิด
9. เพียงแค่นี้คุณก็สามารถคำนวณเกี่ยวกับรายรับและรายจ่ายของคุณได้อย่างสบาย ข้อมูลต่างๆ จะสัมพันธ์กัน เช่น เมื่อคุณป้อน ตัวเลขเกี่ยวกับรายรับและ รายจ่ายในเดือนสิงหาคม เสร็จแล้วโปรแกรมก็จะคำนวณให้คุณอัตโนมัติ วิธีนี้จะดีมากเพราะสามารถช่วย วางแผน เช่น ในเดือนหน้าที่จะถึงถ้าคุณจะเก็บเงินให้ได้ เท่านี้ คุณจะลดค่าใช้จ่ายอะไรบ้าง เช่น ถ้าในเดือน ก.พ. ค่าใช้จ่ายเบ็ด เตล็ด 1000 บาท คุณคิดว่ามากเกินไป คุณก็คลิกที่ช่องนี้อีกทีแล้วพิมพ์ 500 แล้ว Enter ( ไม่ต้องลบพิมพ์ทับเข้าไปได้เลย)
10. ก็ขอให้สนุกกับการคำนวณและวางแผนเกี่ยวกับการใช้จ่ายของคุณ แต่อย่าลืมนะครับ พยายามทำตามที่วางแผนไว้ให้ได้ด้วย ผู้เขียนเองก็ได้วางแผนและทำ มาหลายปีแล้ว แต่ก็ยังทำไม่ได้ เลยสักปีเดียว
