การออกแบบฐานข้อมูล Access 2003
ก่อนจะลงมือสร้างฐานข้อมูล สิ่งสำคัญที่ต้องทำก่อนก็คือการออกแบบฐานข้อมูล ต้องทำอย่างรอบ คอบและวางแผนการจัดเก็บข้อมูลอย่างละเอียดที่สุด แล้วจึงเริ่มต้นสร้างฐานข้อมูล
การสร้างระบบฐานข้อมูลจะมีความซับซ้อนมาก ไม่ใช่เรื่องง่ายๆ ที่ทุกคนจะสามารถทำได้ นอกเสีย จากจะเป็นฐานข้อมูลขนาดเล็ก แต่ถ้าเป็นฐานข้อมูลขนาดใหญ่จะต้องใช้การเขียนโปรแกรม ก็ยิ่งเพิ่มความ ยากเข้าไปอีก

ตัวอย่างการออกแบบฐานข้อมูล Access 2003
วิธีการออกแบบฐานข้อมูล อาจเริ่มต้นจากงานง่ายๆ ดังตัวอย่างต่อไปนี้ก่อนก็ได้
1. พิจารณาลักษณะของข้อมูลทีต้องการจัดเก็บ เป็นข้อมูลเกี่ยวกับอะไร เช่น โรงเรียนอาจตั้งชื่อ ฐานข้อมูลตามชื่อโรงเรียน บริษัท ร้านค้า ก็ตั้งชื่อตามชื่อ บริษัท ร้านค้า เช่นsheetit
2. พิจารณาประเภท หมวดหมู่ ชนิด กลุ่ม ของข้อมูลที่ต้องการจัดเก็บ กรณีที่เป็นโรงเรียน ก็จะแยกเก็บเป็นกลุ่ม เช่น ข้อมูลนักเรียน ข้อมูลครู ข้อมูลวัสดุอุปกรณ์ เป็นต้นข้อมูลเหล่านี้จะแยกเก็บ เป็นตาราง ข้อมูล
3. การเก็บข้อมูลในแต่ละหมวดหมวดหมู่หรือแต่ประเภท ก็พิจารณาแยกย่อยต่อไปอีกว่าจะเก็บ ข้อมูลแบบไหน เกี่ยวกับเรื่องใด เช่น ถ้าเก็บข้อมูลนักเรียน อาจกำหนดหัวข้อของข้อมูลที่ต้องการจัดเก็บดังนี้
- รหัสประจำตัวนักเรียน
- ชื่อ - สกุล
- เพศ
- วันเดือนปี เกิด
- ชื่อบิดา - มารดา
- ที่อยู่
- โทรศัพท์
4. หัวข้อต่างๆ เช่น รหัสประจำตัวนักเรียน ชื่อ - สกุล เพศ จะเรียกว่าฟิลด์ อาจมีมากหรือน้อยก็ขึ้น อยู่กับชนิดหรือลักษณะของข้อมูลนั้น
5. ในกรณีที่เป็นการเก็บข้อมูลสินค้า ชื่อฟิลด์ก็จะแตกต่างกัน เช่น
- รหัสสินค้า
- ชื่อสินค้า
- ประเภทสินค้า
- ราคา
- วันผลิตสินค้า
- จำนวนสินค้า
6. ข้อมูลที่ต้องการจัดเก็บ เช่น ข้อมูลนักเรียน
- 3441008 (รหัสประจำตัวนักเรียน)
- สมชาย ชาติทหาร (ชื่อสกุล)
- ชาย (เพศ)
- 4 ก.พ. 2541 (วันเกิด)
- สมศักดิ์ - สมพร (ชื่อบิดา มารดา)
- กรุงเทพมหานคร (ที่อยู่)
- 02:9473334 (โทรศัพท์)

ข้อมูลของนักเรียนแต่ละคน เรียกว่า เรคอร์ด (Record) การเก็บข้อมูลในลักษณะนี้จะจัดเก็บเป็น เอกสาร เป็นแบบฟอร์มสำหรับกรอกข้อมูลโดยเฉพาะ