การคำนวณการทำงานล่วงเวลา
คุณทำงานฝ่ายบุคคล ที่ต้องดูแลเรื่องการทำงานล่วงเวลาของพนักงานซึ่งมีทั้งหมด 12 คน โดย ทั้ง 12 คนนี้ มีจำนวนชั่วโมงที่ทำงานนอกเวลาไม่เท่ากัน ค่าชั่วโมงก็ไม่เท่ากันด้วย และบางเดือนบางคน ก็ไม่ได้ทำงานล่วงเวลา บางเดือนอาจทำแค่ 10 คน หรือ 7 คน

ในการคำนวณลักษณะนี้ ถ้าจะให้ง่ายคุณก็ควรให้พนักงานที่ทำงานล่วงเวลา ได้ลงชื่อในสมุด บันทึก การทำงาน โดยแยกบันทึกเป็นคนๆ ไป ว่าแต่ละเดือนทำกี่ชั่วโมง พอสิ้นเดือน ก็รวมจำนวนชั่วโมงแล้ว นำมาคำนวณ

จากภาพตัวอย่างเป็นการบันทึกชั่วโมงการทำงานโดยแยกตามวัน ใครทำงานวันไหนกี่ชม. ก็บันทึก เวลาลงไป อาจจะพิมพ์เอกสารนี้ลงบนกระดาษ เพื่อให้พนักงานบันทึกด้วยตนเอง หรือมอบหมายให้ใคร คนใดคนหนึ่งบันทึกจำนวณชม.ก็ได้ จากนั้นจึงนำไปป้อนเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์อีกที

การสร้างโปรแกรมแม่แบบ
เป็นการสร้างไฟล์แม่แบบเพื่อใช้คำนวณ
1. พิมพ์ข้อมูลในเซลล์ต่างๆตามตัวอย่าง
2. ช่องจำนวนชั่วโมงที่ทำงานให้พิมพ์ 0 หรือไม่ต้องพิมพ์ตัวเลขลงไปก็ได้
3. ช่องรวมเงินเซลล์ D3 ให้คลิกและพิมพ์สูตร = B3*C3 กด Enter แล้วก็ก็อปปี้ถึงเซลล์ D14
4. เซลล์ D15 ให้หาผลรวมของเซลล์ D3 ถึง D14 โดยใช้สูตร =sum(D3:D14)

5. หลังใช้สูตรคำนวณ คำตอบจะได้เท่ากับ 0 เพราะในช่องจำนวนชั่วโมงยังไม่มีการระบุลงไป
6. จัดรูปแบบให้เรียบร้อยโดยจัดให้พอดีกับขนาดกระดาษ A4 ก็กำหนดให้โปรแกรมแบ่งหน้า เพื่อความสะดวก โดยคลิกเมนู Tools>>Options
7. คลิกติ๊กถูก Page breaks เพื่อให้โปรแกรมแสดงเส้นแบ่งหน้ากระดาษ แล้วคลิกปุ่ม OK
8. เส้นแบ่งหน้าถูกแสดงออกมา
9. ข้อมูลยังไม่พอดีกับหน้ากระดาษ ต้องขยายความกว้างของคอลัมน์
10. ข้อมูลถูกปรับแต่งให้พอดีกับหน้ากระดาษ
11. จัดการบันทึกข้อมูลเก็บไว้โดยคลิกเมนู
File>>Save
12. คลิกและพิมพ์ชื่อไฟล์ในช่อง File Name
เช่น OT Template.
13. คลิกเลือกชนิดของไฟล์ในส่วน Save as type
เป็นแบบ Template (*.xlt) แล้วคลิก Save
14. ให้ปิดไฟล์ทันทีโดยคลิกปุ่ม Control Menu แล้วคลิกคำสั่ง Close

การเรียกใช้งานไฟล์แม่แบบ
1. การเรียกใช้งานไฟล์ที่ได้สร้างไว้ ให้คลิกเมนู File>>New
2. คลิก General Templates... ใน Task Pane
3. จะปรากฎกรอบข้อความขึ้นมา ให้คลิกชื่อไฟล์ OT Template แล้วคลิกปุ่ม OK

4. หน้าจอใหม่จะถูกเปิดขึ้นมา ให้คลิกและพิมพ์จำนวนชั่วโมงลงไป เช่น ในเซลล์ B3 เมื่อคลิก และพิมพ์ 20 ลงไปแล้วกด Enter
5. ในเซลล์ D3 รวมเงินก็จะแสดงผลลัพธ์ออกมาทันที
6. ในเซลล์ D15 โปรแกรมก็จะรวมเงินทั้งหมดออกมาโดยอัตโนมัติ
7. เสร็จแล้วก็บันทึกไฟล์เก็บไว้ โดยตั้งชื่อไฟล์แบบต่างๆ เช่น may2003 เพื่อให้รู้ว่าเป็นไฟล์เก็บ ข้อมูลการทำงานล่วงเวลาของเดือนพฤษภาคม ปี 2003
8. และเมื่อถึงเดือนใหม่ก็เรียกไฟล์มาใช้งานด้วยวิธีเดียวกัน โปรแกรมก็จะเปิดหน้าจอแบบเดิมขึ้น มาอีก ในเซลล์ B3 ถึง B14 ค่าจะเป็น 0 เหมือนเดิม นี่ก็เป็นลักษณะเด่นของไฟล์แบบเทมเพลท