ขั้นตอนที่ 2 สร้างตัวจดหมาย
1. เริ่มต้นสร้างไฟล์ใหม่ พิมพ์เนื้อความจดหมายให้เรียบร้อย แล้วคลิกเมนู Tools>>Letters and Mailings>>Mail Merge...
2. คลิก Letters แล้วคลิก Next: Starting document
3. คลิก Next: Select recipients

4. คลิกปุ่ม Browse
5. คลิกเลือกไฟล์ชื่อ customer address.doc เก็บชื่อที่อยู่ผู้รับ แล้วคลิกปุ่ม Open
6. ในกรอบข้อความ Mail Merge Recipients ให้คลิกปุ่ม OK
7. คลิก Next: Write your letter

8. คลิกหลังคำว่า “เรียน คุณ”
9. คลิก More items...
10. คลิกฟิลด์ Name คลิกปุ่ม Insert เสร็จแล้วคลิก Close
11. ด้านหลังคำว่า “เรียน คุณ” จะปรากฏ <<Name>>
12. คลิก Next: Preview your letters เพื่อทำงานต่อ

13. คลิกปุ่มดูข้อมูลจะพบว่า หลังคำว่า “เรียน คุณ” จะพบชื่อผู้รับ
14. คลิก Next: Complete the merge

 

15. คลิก Print... เพื่อพิมพ์จดหมายเดี๋ยวนั้น
16. คลิก Edit individual letters เพื่อแปลงเป็นไฟล์เก็บไว้ก่อน
17. คลิกปุ่ม OK
18. จะได้จดหมายแยกเป็นคนๆ ไป จะพิมพ์ฉบับใดก่อนหลังสามารถเลือกได้ ให้บันทึกงานเก็บไว้