การคำนวณเกี่ยวกับรายรับรายจ่าย สำหรับคุณๆ ที่มีร้านขายของเล็กๆ
เป็นการคำนวณรายรับรายจ่ายที่มีรายการรายรับรายจ่าย ในแต่ละเดือนค่อนข้างมาก เหมาะ สำหรับร้านขายของขนาดเล็กๆ ในแต่ละ เดือนผู้ขายต้องการที่จะ สรุปยอดขายทั้งหมดในการขาย รายจ่าย ในการจัดซื้อสินค้าเก็บในสต็อกในแต่ละเดือน และกำไร ขาดทุน ในแต่ละปี

ในการคำนวณให้ปฏิบัติดังนี้
1. เริ่มต้นสร้างงานใหม่ โดยคลิกคำสั่ง แฟ้ม>>ใหม่>>กระดาษคำนวณ แต่ถ้าหากเข้า โปรแกรมแล้วปรากฏเป็นหน้าจอว่างๆ ก็ เริ่มทำงานได้ เลย

2. ปกติจะมีชีทอยู่เพียง 3 ชีท ให้เพิ่มเข้ามาอีก 10 ชีท และเปลี่ยนชื่อจาก แผ่นงาน 1 เป็นชื่อเดือน เช่น Jan โดยดับเบิ้ลคลิกที่ แผ่นงาน 1 แล้วพิมพ์ชื่อใหม่คือ Jan

3. ให้เปลี่ยนแผ่นงาน 2 เป็น Feb และเปลี่ยนชีทอื่นๆ จนกว่าจะครบทั้ง 12 เดือน ส่วนชีท สุดท้ายให้ตั้งชื่อว่า สรุปรายรับรายจ่าย สำหรับเก็บตัวเลขรายรับราย จ่ายของแต่ละเดือน

4. ในการคำนวณในลักษณะนี้จะแบ่งคำนวณในแต่ละเดือนให้อยู่คนละชีท การเลื่อนไปยังชีท ที่ต้องการ ให้คลิกที่ปุ่มสามเหลี่ยม ชี้ซ้ายหรือขวา ที่มุมล่างซ้าย ของจอ

5. ในแต่ละชีทให้ป้อนข้อมูลตามตัวอย่างดังนี้ ในช่องรายการที่ซื้อหรือขาย อาจจะเว้นช่องไว้ มากกว่านี้ ขึ้นอยู่กับจำนวนลูกค้า จะมากแค่ไหน ในแต่ละเดือน สำหรับการป้อนข้อมูลอาจจะป้อนข้อมูล เดือนละ 2 ครั้ง หรือเดือนละครั้ง โดยนำข้อมูลที่เขียนใน ใบเสร็จรับเงินมาป้อน

6. ในการป้อนข้อมูล ในช่องรวมเงิน คือ เซลล์ G4 ถึง G9, H4 ถึง H9, E13 ถึง E14 และ F13 ถึง F14 ไม่ต้องป้อนข้อมูล ในส่วนนี้ จะเป็นส่วนที่ป้อนสูตร

7. ในเซลล์ G4 จะรวมเงินทั้งหมดที่นายแทนซื้อแฟ้มแขวน นำราคาขาย(F4) คูณกับจำนวน ซื้อ(D4) ก็คือ =D4*F4 จากนั้นก็ ก็อปปี้ลงด้านล่างถึงเซลล์ G9

8. ในเซลล์ H4 การคิดกำไร คิดโดยนำผลรวมเงินในเซลล์ G4 ลบกับจำนวนซื้อ (D4) คูณกับราคาทุน (E4) ก็คือ =G4-(D4*E4) จากนั้นก็ก็อปปี้ลงด้านล่างถึง เซลล์ H9

9. ในเซลล์ D10 ถึง H10 จะเป็นการรวมยอดทั้งหมด ก็ให้คลิกที่ D10 แล้วพิมพ์ =SUM(D4:D9) จากนั้นก็ก็อปปี้ไปด้านขวามือ ถึงเซลล์ H10

10. การคำนวณเกี่ยวกับรายจ่ายในเซลล์ที่เหลือคือ E13 ถึง E14 และ F13 ถึง F14 ก็ปฏิบัติคล้ายๆ กัน

11.เนื่องจากในแต่ละชีทตั้งแต่JanถึงDecจะเหมือนกัน (ขอสมมติว่าลูกค้าทั้งหมดเป็นลูกค้า ประจำที่มาซื้อของร้านคุณทุก เดือน) เพราะฉะนั้นให้ป้อนให้สมบูรณ์ แค่ชีทเดียวก็พอ ชีทตั้งแต่ Feb ถึง Dec ให้ใช้วิธีก็อปปี้ข้ามชีท

12. การก็อปปี้ให้สร้างแถบดำที่ข้อมูลทั้งหมดโดยคลิกที่มุมบนซ้ายของชีท เพื่อเลือกเซลล์ ทั้งหมด ในชีทที่ชื่อ Jan คลิกคำสั่ง แก้ไข>>คัดลอก หรือคลิ กขวาที่ชีทชื่อ Jan แล้วเลือกคำสั่ง คัดลอก

13. แล้วคลิกที่ชีทชื่อ Feb คลิกที่เซลล์ A1 คลิกคำสั่ง แก้ไข>>วาง เสร็จแล้วก็คลิกทีชีทชื่อ Mar แล้วปฏิบัติคล้ายๆ กัน จนกว่าจะครบ ทั้ง 12 เดือน คือถึง เดือน Dec

14. สำหรับในชีทสุดท้ายคือ สรุปรายรับรายจ่าย จะเป็นชีทที่สรุปรายรับรายจ่ายในแต่ละเดือน ออกมาว่ามีค่าเท่าไร และจะรวม ออกมาว่าทั้งปี จะมีกำไร ขาดทุน เท่าไร ให้ป้อนข้อมูลลงไปตามตัวอย่าง

15. การนำตัวเลขยอดรวมในแต่ละชีทมาแสดงที่ชีทนี้จะใช้วิธียกยอดมาหรืออ้างอิงโดยใช้สูตร
=ชื่อชีท.ตำแหน่งหรือเซลล์ที่มีตัวเลขยอดรวม
ตัวอย่าง ในเซลล์ C3 และ D3 ยอดรวมรายรับและรายจ่ายของเดือนมกราคม จะเป็นการนำยอด รวมของเดือนมกราคม คือเซลล์ H10 (1370) และ F15 (1060) ก็สามารถพิมพ์สูตรได้ดังนี้
ในเซลล์ C3 พิมพ์ =Jan.H10 แล้ว Enter
ในเซลล์ D3 พิมพ์ =Jan.F15 แล้ว Enter
อาจใช้การพิมพ์สูตรอีกวิธีหนึ่ง โดยคลิกที่เซลล์ C3 ในชีทสรุปรายรับรายจ่ายประจำปี 2546 พิมพ์เครื่องหมาย = แล้วคลิกที่ชื่อ ชีท Jan จากนั้นให้คลิกที่เซลล์ที่ เป็นผลรวมรายรับ คือ H10 แล้วกด Enter โปรแกรมก็จะพิมพ์สูตร =Jan.H10 ให้อัตโนมัติ
วิธีนี้จะทำให้ข้อมูลต่างๆ สัมพันธ์กัน เช่นเมื่อข้อมูลตัวเลขในชีท Jan เปลี่ยนตัวเลขในแผ่น งานสรุปรายรับรายจ่ายก็เปลี่ยนตาม ไปด้วย

16. ในเซลล์ C15 เป็นการรวมรายรับของทุกเดือน ในเซลล์ C3 ถึง C4 ให้ใช้สูตร =SUM (C3:C14) กด Enter แล้วก็อปปี้สูตรไป ที่เซลล์ D15 เพื่อรวมรายจ่าย ของทุกเดือน
17. ในเซลล์ E3 เป็นยอดคงเหลือโดยการนำรายรับลบรายจ่าย คือ =C3-D3 แล้วก็อปปี้ ลงด้านล่างถึงเซลล์ E15
18. ให้ป้อนสูตรให้ครบทุกเดือนตามต้องการ สำหรับเดือนที่ยังมาไม่ถึง ก็อาจจะลอง คำนวณ เล่นๆ ดูก่อน โดยการนำข้อมูลในเดือนก่อนหน้านั้นมาเป็นแนวทาง ในการคำนวณ วิธีนี้ก็จะเป็น ประโยชน์ ในการวางแผนได้มากทีเดียว และหลังจากทำงานเสร็จแล้ว ให้บันทึกงานเก็บไว้ โดยคลิกคำสั่ง แฟ้ม>>บันทึก