ก่อนจะเขียนข้อมูลลงไปไว้ในแผ่นดิสก์ ก็ควรทำความรู้จักข้อมูลกันก่อน ว่ามีกี่ประเภท ข้อมูล อะไรจะนำไปเขียนซีดีหรือดีวีดีแบบใดได้บ้าง และข้อมูลมีกี่ประเภทอะไรบ้าง
ก่อนอื่นให้เข้าโปรแกรม Windows Explorer ซึ่งเป็นโปรแกรมช่วยจัดการกับข้อมูลที่ต้อง เรียนรู้ ใช้ให้เป็น ใช้ให้คล่อง เพราะการเตรียมข้อมูลเพื่อบันทึกลงแผ่นไม่ว่าจะเป็นการก็อปปี้ ลบ ย้าย ฯลฯ ต้องใช้โปรแกรมนี้

การเข้าโปรแกรม Windows Explorer
1. ชี้ลูกศรที่ปุ่ม Start
2. กดปุ่มขวาของเมาส์เรียกคำสั่งลัด
3. คลิกคำสั่ง Explore

4. หน้าจอโปรแกรม Windows Explorer
5. ในช่องซ้ายมือ ให้คลิกที่ไอคอนต่างๆ เช่น My Computer, ไดรว์ C:, ไดรว์ D: เพื่อดูข้อมูล อาจคลิก + หรือ - เพื่อแสดงข้อมูลย่อยในไดรว์หรือโฟลเดอร์นั้นๆ แล้วจึงคลิกที่โฟลเดอร์สีเหลือง
6. ข้อมูลจะถูกแสดงออกมาในช่องด้านขวามือ

ข้อมูลที่อยู่ในเครื่องก็คือไฟล์ต่างๆ นั่นเอง แต่ละไฟล์อาจแยกส่วนประกอบเป็น 3 ส่วน คือ ไอคอน ชื่อไฟล์และนามสกุลของไฟล์ ไฟล์ประเภทเดียวกันจะใช้ไอคอนและนามสกุลเหมือนกัน ไอคอน และนามสกุลจึงเป็นตัวแบ่งแยกชนิดของไฟล์ ให้เรารู้ว่าไฟล์นั้นๆ เป็นไฟล์ประเภทใด เป็นไฟล์ของ โปรแกรมใดๆ หรือเป็นไฟล์ที่เราสร้างขึ้นมาเอง

การแสดงนามสกุลของไฟล์
ในเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่จะไม่ได้ถูกกำหนดให้แสดงนามสกุลของไฟล์ออกมาด้วย ซึ่ง จะทำให้การแยกประเภท ชนิดของไฟล์ ทำได้ลำบาก การแสดงนามสกุลของไฟล์ให้ปฏิบัติดังนี้
1. ในหน้าจอโปรแกรมให้คลิกเมนู Tools>>Folder Options
2. จะปรากฏกรอบข้อความขึ้นมาให้คลิกแท็ป View คลิกให้เครื่องหมายถูกหน้า Hide extension for know file type ให้เครื่องหมายถูกหายไป เพื่อให้โปรแกรมแสดงนามสกุลของไฟล์
3. เสร็จแล้วก็คลิกปุ่ม OK เพื่อปิดกรอบข้อความ

การจำแนกความแตกต่างของไฟล์
วิธีการจำแนกความแตกต่างกันของไฟล์ที่ดีที่สุด ผู้เขียนแนะนำให้จดจำที่นามสกุลของไฟล์ ก่อนอื่นก็อย่าลืมสั่งให้โปรแกรม Windows Explorer แสดงนามสกุลของไฟล์ ไม่เช่นนั้นก็ดูไม่ออก
อาจแบ่งลักษณะของไฟล์ออกเป็น 2 แบบ คือไฟล์ที่สร้างโดยการพัฒนาหรือเขียนโปรแกรม ซึ่งก็เป็นไฟล์หลักและไฟล์ประกอบของโปรแกรมสำเร็จรูปต่างๆ นั่นเอง และประเภทที่สองก็คือไฟล์ ที่เราสร้างขึ้นมาเอง โดยใช้โปรแกรมสำเร็จรูป อาจเป็น Word Excel ฯลฯ

ไฟล์ที่สร้างโดยการพัฒนาหรือเขียนโปรแกรม
ถ้าไม่รู้จักไฟล์เหล่านี้ดีพอ ก็อย่าไปวุ่นวาย ข้องแวะ เพราะการลบหรือแก้ไขไฟล์เหล่านี้ จะ ทำให้เครื่องไม่ทำงานได้ ไฟล์ต่างๆ เหล่านี้ถ้าจะนำไปเขียนลงแผ่นซีดีหรือดีวีดีก็จะมีจุดประสงค์เพื่อ สำรองระบบในเครื่องเก็บไว้ ถ้าคอมพิวเตอร์มีปัญหาก็ไม่ต้องเสียเวลาติดตั้งโปรแกรมใหม่
1. ไฟล์หลักของโปรแกรม เป็นไฟล์หลักที่สามารถเรียกใช้งานได้ ในแต่ละโปรแกรมจะมีไฟล์ หลักที่สามารถทำงานได้ อย่างน้อย 1 ไฟล์ จะเป็นไฟล์ที่มีนามสกุล COM, EXE หรือ BAT เช่น COMMAND.COM NOTEPAD.EXE
2. ไฟล์ระบบ เป็นไฟล์ประกอบการทำงานของไฟล์หลัก อาจเป็นไฟล์ที่มีนามสกุลหรือชื่อไฟล์ คล้ายๆ กับตัวอย่าง เช่น DAT, SYS, LOG, DLL, SAM, MSG, PWL, INF, VXD, DRV เป็นต้น
ไฟล์ที่เราสร้างขึ้นมาเอง โดยใช้โปรแกรมสำเร็จรูป
การจดจำนามสกุลของไฟล์ ก็จะทำให้เรารู้ว่า ไฟล์นั้นๆ สร้างขึ้นมาจากโปรแกรมอะไร และ การดูว่ามีข้อมูลอะไรบ้างข้างในไฟล์นั้นๆ จะต้องเปิดดูด้วยโปรแกรมอะไร เช่น ไฟล์เพลง MP3 ก็ จะใช้โปรแกรม Winamp หรือ Nero ShowTime เพื่อเปิดฟังเพลง ไฟล์เอกสาร DOC ก็จะใช้โปรแกรม Word เปิดดูข้อความ ข้างใน เป็นต้น
1. Zip ซิพไฟล์หรือไฟล์ที่ถูกบีบย่อไว้ ให้มีขนาดเล็กลง ไฟล์ที่ถูกนำมาบีบย่อนั้น อาจเป็น ไฟล์อะไรก็ได้ แต่โปรแกรมที่ทำหน้าที่บีบย่อและได้ไฟล์ใหม่เป็นไฟล์ซิพ จะใช้โปรแกรม WinZip, PKzip , Winrar ฯลฯ การดูข้อมูลข้างในก็ต้องใช้โปรแกรมเหล่านี้
2. ไฟล์เอกสาร อาจเป็นไฟล์ที่มีนามสกุล TXT, DOC, WPD หรือ SAM ที่พบเห็นกันเป็น ส่วนใหญ่ก็จะเป็น TXT และ DOC โดยที่ TXT จะเป็นไฟล์ข้อความที่สร้างด้วยโปรแกรม Notepad ส่วน DOC สร้างด้วยโปรแกรม Wordpad หรือ Microsoft Word โปรแกรมพิมพ์เอกสารที่นิยมใช้ กันมากที่สุด
3. ไฟล์ที่สร้างด้วยโปรแกรมนำเสนอข้อมูล เช่น PPT สร้างจากโปรแกรม PowerPoint
4. ไฟล์ที่สร้างด้วยโปรแกรมประเภทเสปรดชีท เช่น XLS สร้างจากโปรแกรม Excel
5. ไฟล์ที่สร้างด้วยโปรแกรมฐานข้อมูลเช่น WB2 สร้างจากโปรแกรม Quattro ไฟล์ MDB สร้างจากโปรแกรม Access และ DBF สร้างจากโปรแกรม dBASE, Foxbase หรือ Foxpro ไฟล์นั้นๆ สร้างจากโปรแกรมอะไร ก็ต้องเปิดดูข้อมูลข้างในด้วยโปรแกรมนั้นๆ
6. ลักษณะไฟล์เสียงแบบต่างๆ จะเป็นไฟล์ที่มีนามสกุลดังนี้ MID, MP3 ไฟล์เพลง สุดฮิต, WAV, ASF, WMA ฯลฯ ยังมีอีกมาก แต่ไฟล์ที่พบเห็นก่อนบ่อยๆ จะเป็น MP3, WMA และ MP4 มากกว่า
7. ไฟล์คู่มือการใช้โปรแกรมต่างๆ จะมีนามสกุล HLP หรือ CHM เช่น FREECELL.HLP คู่มือสอนวิธีเล่นเกม Freecell
8. ไฟล์รูปภาพ จริงๆ แล้วมีมากกว่านี้ เช่น TIF, BMP (สร้างจากโปรแกรม Paint), GIF, JPG (GIF และ JPG เป็นไฟล์ภาพใช้ในการสร้างเว็บเพจ), WPG, PSD (ไฟล์ที่สร้างจากโปรแกรม Photoshop), CDR (ไฟล์ที่สร้างจากโปรแกรม CorelDRAW), AI (ไฟล์ที่สร้างจากโปรแกรม Illustrator) เป็นต้น
9. ไฟล์ที่ใช้บนอินเตอร์เน็ต เช่น HTM, HTML, ASP, PHP, PL ฯลฯ การเปิดดูข้อมูลใน ไฟล์เหล่านี้ จะใช้โปรแกรมประเภทเว็บบราวเซอร์ เช่น Internet Explorer
10. ไฟล์ไอคอนหรือเคอร์เซอร์ เช่น ICO, CUR
11. ไฟล์ที่สร้างจากโปรแกรม PageMaker เช่น P65, PMD
12. ไฟล์ที่โปรแกรมใดๆ สร้างขึ้นมาชั่วคราว แล้วอาจลืมลบเมื่อปิดโปรแกรมนั้นๆ เช่น TMP, LOG ไฟล์เหล่านี้สามารถลบได้
13. ไฟล์ที่สร้างจากโปรแกรม Ghost เช่น GHO
14. ไฟล์ภาพเคลื่อนไหวพร้อมเสียงหรือไฟล์วีดีโอ เช่น DAT (จะพบในแผ่นวีซีดี), AVI, MOV, MPEG, MP4, WMV และ MPG ฯลฯ