บทความแนะนำวิธ๊ใช้โปรแกรม Microsoft Office Word, Excel หรือ PowerPoint ฟรีๆ แบบออนไลน์ ไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมลงเครื่อง ใช้ผ่านเน็ตได้ทุกที่
การใช้งานโปรแกรมแบบออนไลน์ เป็นอีกทางเลือกในการจัดการกับไฟล์เอกสารที่สร้างด้วย Word, Excel หรือ PowerPoint ซึ่งเราสามารถเชื่อมต่อเข้าใช้งานโปรแกรมออนไลน์เหล่านี้ผ่านคอมพิวเตอร์ โน้ตบุ๊ค มือถือหรือแท็บเล็ตก็ได้ ไม่มีปัญหาเรื่องลิขสิทธิ์ ใช้ได้ฟรี แต่ต้องเสียค่าใช้งานอินเตอร์เน็ต การใช้งานแบบนี้เหมาะสำหรับเอกสารที่ไม่ซับซ้อน หรือเป็นงานที่มีปริมาณมาก
ลักษณะการใช้งาน Microsoft Office Online
การใช้งานโปรแกรม Microsoft Office Online จะต่างจากการใช้โปรแกรมในเครื่องของเรา เพราะโปรแกรมเหล่านี้จะอยู่ในอินเตอร์เน็ต แค่ล็อกอินเข้าระบบอีเมล์ของ Outlook หรือ Hotmail ก็สามารถใช้งานได้เลย
1. ก่อนอื่นต้องมีอุปกรณ์สำหรับการใช้งาน เช่น คอมพิวเตอร์ โน้ตบุ๊ค มือถือสมาร์ทโฟน แท็บเล็ต อุปกรณ์เหล่านี้ไม่ต้องติดตั้งโปรแกรม Microsoft Office เหมือนการใช้งานในเครื่องแต่อย่างใด เพราะเราจะเชื่อมต่อเข้าไปใช้งานในอินเตอร์เน็ตแทน
2. ทำการเชื่อมต่ออินเตอร์แล้วเข้าระบบอีเมล์ของ Outlook หรือ Hotmail เพื่อเช็คเมล์ตามปกตินั่นเอง
3. จากนั้นก็จะสามารถเรียกใช้งานโปรแกรม Microsoft Office Online ได้ทันที โดยคลิกปุ่มแสดงรายชื่อแอพ รูปสี่เหลี่ยม มุมบนซ้าย
4. การใช้โปรแกรมออนไลน์จะสามารถใช้โปรแกรมต่างๆ ดังนี้
- Word โปรแกรม Word ออนไลน์ เรียกใช้โปรแกรมพิมพ์เอกสารได้ทันที หน้าตาโปรแกรมจะคล้ายกับ Word รุ่น 2013 ใน Office 2013
- Excel โปรแกรม Excel ออนไลน์ เรียกใช้โปรแกรมสร้างตารางคำนวณ แผนภูมิได้ทันที หน้าตาโปรแกรมจะคล้ายกับ Excel รุ่น 2013 ใน Office 2013
- PowerPoint โปรแกรม PowerPoint ออนไลน์ เรียกใช้โปรแกรมพิมพ์เอกสารได้ทันที หน้าตาโปรแกรมจะคล้ายกับ PowerPoint รุ่น 2013 ใน Office 2013
- OneNote โปรแกรมบันทึกข้อมูล สามารถบันทึกข้อมูลได้ทั้งภาพ ข้อความ เสียง วิดีโอ คล้ายการจดบันทึกเรื่องราวต่างๆ
- Google Drive โปรแกรมจัดการกับพื้นที่เก็บข้อมูลฟรีในเน็ต เปรียบได้กับฮาร์ดดิสก์ออนไลน์ การจัดเก็บไฟล์เอกสารที่สร้างด้วย Word, Excel หรือ PowerPoint จะถูกจัดเก็บไว้ในนี้ โดยจะได้รับพื้นที่ 15 Gb สำหรับการจัดเก็บไฟล์เอกสาร ก็เพียงพอ เก็บข้อมูลไว้ในเน็ต สะดวกในการเรียกใช้งาน เพราะเราใช้มือถือสมาร์ทโฟนกันอยู่แล้ว ซึ่งจะสามารถเชื่อมต่อเข้ามาใช้ข้อมูลได้ทันที
- People โปรแกรมจัดการรายชื่อบุคคล เก็บข้อมูลผู้ที่เราต้องการติดต่อ
- Calendar โปรแกรมปฏิทิน สร้างนัดหมาย บันทึกกิจกรรม แชร์นัดหมายให้ผู้อื่นเข้ามาใช้งานได้
5. การสร้างเอกสารด้วยโปรแกรมต่างๆ เมื่อสร้างเสร็จแล้ว ไฟล์เอกสารจะถูกจัดเก็บไว้ในพื้นที่ฟรี OneDrive การเข้ามาใช้งานก็จะล็อกอินผ่านอีเมล์ ไฟล์เอกสารเหล่านี้ เราสามารถแชร์หรือให้คนอื่นเปิดอ่านได้ โดยที่คนนั้นล็อกอินเข้าอีเมล์ของตนเอง ก็จะเข้ามาแก้ไขไฟล์เอกสารที่เราแชร์ไว้ได้ เหมาะสำหรับการทำงานร่วมกัน อาจจะพิมพ์เอกสาร หรือทำสไลด์ แต่ละคนอยู่ที่บ้านก็ช่วยกันทำได้ การแชร์ก็ทำได้ง่ายๆ ด้วยการส่งอีเมล์ให้ผู้รับเท่านั้นเอง
การใช้งานโปรแกรมในลักษณะออนไลน์แบบนี้ ต้องมีคอมพิวเตอร์ มือถือ หรือแท็บเล็ตที่เชื่อมต่อเน็ตตลอดเวลา เราจึงจะใช้ประโยชน์ได้เต็มที่ เพราะเมื่อใดที่เราต้องการใช้งานก็จะเชื่อมต่อเข้าพื้นที่เก็บไฟล์ ดึงไฟล์มาใช้งานได้ทันที ไม่ต่างอะไรกับการเก็บไฟล์ในคอมพิวเตอร์ของเราเอง หากใช้เน็ตแบบไม่จำกัดเชื่อมต่อเน็ตตลอดเวลาอยู่แล้ว ก็จะใช้ประโยชน์โปรแกรม Microsoft Office Online ได้เต็มที่
ตัวอย่างการใช้งานผ่านมือถือหรือแท็บเล็ต Android ที่รองรับสาย OTG สามารถต่อคีย์บอร์ดหรือเมาส์ ใช้งานได้สะดวก ใกล้เคียงการใช้งานโน้ตบุ๊คเลยทีเดียว แถมแบตเตอรี่ก็อึดทน พกพาสะดวกกว่ากันมาก
