บทความแสดงตัวอย่างการสร้างตารางคำนวณด้วย Excel ออนไลน์ ทำงานบนเน็ต แทนที่จะใช้ Excel ในคอมพิวเตอร์ตามปกติ เหมาะสำหรับผู้ที่ไม่มี โปรแกรมลิขสิทธิ์ใช้งาน หรือต้องใช้ไฟล์เอกสาร Excel นอกสถานที่อยู่บ่อยๆ หรือไม่ต้องการพกพาไฟล์ติดตัว อยู่ที่ไหนก็สามารถใช้งานได้ ขอให้มี อุปกรณ์ที่สามารถต่อเน็ตได้ แม้จะเป็นแค่มือถือสมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ตก็ตาม
การใช้งานโปรแกรม Excel ฟรี ออนไลน์แบบนี้ จะสบายใจในเรื่องลิขสิทธิ์ นอกจากนี้เราอาจจะให้พนักงาน เลขา สร้างเอกสารให้เรา ซึ่งจะทำให้เราเข้า มาจัดการเอกสารได้ตลอดเวลา ลดความยุ่งยากในการรับส่งไฟล์ระหว่างกัน เพราะไฟล์เอกสารนั้นถูกเก็บไว้ในพื้นที่ฟรี OneDrive หากมีการแชร์ไฟล์ไว้ ทั้งเราหรือผู้ร่วมงานจะสามารถเปิดดูไฟล์ได้ แก้ไขไฟล์ได้ สะดวกในการทำงานร่วมกัน
ขั้นตอนการทำงาน
1. คลิกปุ่มแสดงรายชื่อแอพ
2. คลิก Excel Online
3. คลิก เลือก New blank workbook หรือ สร้างเอกสารใหม่นั่นเอง
4. แก้ไขชื่อไฟล์ ปกติจะชื่อ Book คลิกและพิมพ์เข้าไปใหม่เช่น my-expense-jan-2558 แล้วกด Enter
5. พิมพ์ข้อมูลลงไปในชีท และสูตรคำนวณต่างๆ ซึ่งก็ใช้งานเหมือนใช้ Excel ในคอมพิวเตอร์ ไม่ต่างกัน หน้าตาจะเป็นรุ่น Excel 2013
6. ขณะพิมพ์ โปรแกรมจะ Save ข้อมูลอัตโนมัติ จึงไม่มีปุ่ม Save ให้คลิกเลือก Save ไฟล์เหมือนในคอมพิวเตอร์
7. เมื่อเสร็จสิ้นการทำงานแล้ว อยากจะดูผลงาน ดูว่าไฟล์เก็บไว้ที่ไหน ให้คลิก OneDrive>>เอกสาร
8. ตัวอย่างไฟล์เอกสารที่ได้สร้างไว้ หากต้องการจัดการกับไฟล์เอกสารให้คลิกติ๊กถูก แล้วคลิกเลือกคำสั่งต่างๆ เช่น
- ดาวน์โหลด ดาวน์โหลดไฟล์เอกสารนั้น มาเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ของเรา
- แบ่งปัน แชร์เอกสารนั้นๆ ให้คนอื่นเข้ามาเปิดดูหรือแก้ไขได้ เช่น ให้เลขาทำเอกสารคำนวณแล้วแชร์มาให้เรา จากนั้นเราก็เข้าไปดู อยู่ที่ไหนก็ทำงานร่วมกันได้ เลขาอยู่ที่ออฟฟิศ เราอยู่นอกสถานที่ ก็เข้าไปเรียกดูไฟล์เอกสารได้
- หรือคลิก ... แสดงคำสั่งเพิ่มเติม แล้วเลือกคำสั่งต่างๆ เช่น ลบ ไฟล์ ย้าย หรือคัดลอก เปลี่ยนชื่อ เป็นต้น
การใช้งานแบบนี้ เหมาะสำหรับผู้ที่ไม่ได้ใช้งานการคำนวณอะไรมากนัก เอกสารก็ไม่ซับซ้อนมาก อาจจะใช้เพื่อการวางแผนงาน เช่นจะลงทุนอะไร บางอย่างก็จำเป็นต้องมาคำนวณเกี่ยวกับตัวเลขการลงทุน รายจ่าย รายรับที่น่าจะได้ โอกาสความเป็นไปได้ที่จะทำกำไร เป็นต้น
ส่วนใครที่จะใช้งานผ่านมือถือหรือแท็บเล็ตก็ต้องซื้อคีย์บอร์ดบลูทูธติดตัวไว้ ซึ่งจะสามารถเชื่อมต่อกับมือถือเพื่อใช้งานได้ทันที จะพิมพ์ข้อความมาก แค่ไหนก็สบายมาก
