บทความแนะนำให้รู้จัก Office 2013 โปรแกรมสำหรับสำนักงานรุ่นล่าสุด จากไมโครซอฟท์ หลังจากที่ได้ออกรุ่นต่างๆ มาก่อนหน้านี้แล้วหลายรุ่นเช่น Office 2003/2007/2010 และก็ล่าสุด 2013 ซึ่งก็คือรุ่นที่จะกล่าวถึงต่อไปนี้นั่นเอง

โปรแกรมย่อยทั้งหมดในชุด Office 2013
จะมีโปรแกรมย่อยๆ ทั้งหมด 7 โปรแกรมด้วยกัน
1. Word 2013 โปรแกรมสำหรับงานพิมพ์เอกสาร รายงาน สร้างตาราง
2. Excel 2013 โปรแกรมสำหรับงานคำนวณ สร้างแผนภูมิ ตาราง
3. PowerPoint 2013 โปรแกรมสำหรับสร้างงานนำเสนอข้อมูล
4. Access 2013 โปรแกรมจัดการกับฐานข้อมูล จัดเก็บข้อมูลสินค้า พนักงาน ฯลฯ
5. Publisher 2013 โปรแกรมสร้างสิ่งพิมพ์ นามบัตร ประกาศ โบรชัว หนังสือ โปสเตอร์
6. Outlook 2013 โปรแกรมจัดการกับตารางนัดหมาย
7. One Note 2013 โปรแกรมจัดการกับการจดบันทึกต่างๆ

รุ่นต่างๆ ของ Office 2013 ที่มีวางจำหน่าย
สำหรับท่านใดที่ต้องการใช้งาน Office 2013 จะมีทางเลือก 3 ทางหลักๆ
1. เช่าใช้งานโปรแกรมเป็นรายเดือนหรือรายปี โดยเฉพาะนักศึกษา ค่าเช่าถูกมาก ข้อดีของรุ่นนี้ก็คือ กรณีมีการอัพเดทใดๆ ก็จะได้ใช้ความสามารถใหม่ๆ ทันที
2. ขายเป็นชุด ซื้อครั้งเดียวจบ ข้อเสียก็คือโปรแกรมจะไม่อัพเดท กรณีที่โปรแกรมมีการอัพเดท มีการแก้ไขหรือเพิ่มความสามารถใหม่ๆ ให้ Office 2013
3. ซื้อแยกเป็นรายโปรแกรมตามจุดประสงค์ในการใช้งาน เช่น เน้นทำงานด้านสิ่งพิมพ์ ก็ซื้อเพียงโปรแกรม Publish สำหรับงานสิ่งพิมพ์เพียงอย่างเดียวก็พอ

Office 365 โปรแกรมให้แบบเช่ารายเดือนหรือรายปี
สำหรับรุ่นนี้จะใช้ชื่อว่า Office 365 โดยจะมีรายละเอียดดังนี้
1. ใช้ส่วนตัวเท่านั้น ห้ามใช้เชิงธุรกิจ สามารถใช้กับคอมพิวเตอร์ได้ 5 เครื่องด้วยกัน ในบ้านอาจจะมีพ่อแม่ลูก มีคอมพิวเตอร์ 5 เครื่อง ก็ถือว่าประหยัด เพราะค่าเช่าต่อเดือนเพียงเดือนละ 249.99 บาท หรือ 2499 บาทต่อปีเท่านั้นเอง
2. โปรแกรมที่สามารถใช้ได้ก็จะมี
- Word 2013 โปรแกรมสำหรับงานพิมพ์เอกสาร รายงาน สร้างตาราง
- Excel 2013 โปรแกรมสำหรับงานคำนวณ สร้างแผนภูมิ ตาราง
- PowerPoint 2013 โปรแกรมสำหรับสร้างงานนำเสนอข้อมูล
- Access 2013 โปรแกรมจัดการกับฐานข้อมูล จัดเก็บข้อมูลสินค้า พนักงาน ฯลฯ
- Publisher 2013 โปรแกรมสร้างสิ่งพิมพ์ นามบัตร ประกาศ โบรชัว หนังสือ โปสเตอร์
- Outlook 2013 โปรแกรมจัดการกับตารางนัดหมาย
- One Note 2013 โปรแกรมจัดการกับการจดบันทึกต่างๆ

3. นอกจากนี้ยังใช้บริการอื่นๆ ได้อีกเช่น Skype โทรศัพท์ผ่านอินเตอร์เน็ตได้ 60 นาที ต่อเดือน
4. สามารถใช้ Skydrive ฮาร์ดดิสก์ไว้เก็บข้อมูลบนอินเตอร์เน็ต ได้อีก 20 Gb

Office 365 University
รุ่นนี้ให้เช่าเหมือนกัน แต่ให้เฉพาะนักศึกษาระดับเตรียมอุดม อาจารย์หรือเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวกับการศึกษา เช่าเพียง 2,199 ต่อ 4 ปีเท่านั้นเอง ถือว่าถูกมาก

Office 2013 ขายเป็นชุด จ่ายครั้งเดียวจบ
รุ่นเหล่านี้จะไม่ให้เช่า แต่จะขายเป็นชุด ซื้อขาดไปเลย ซึ่งมีหลายชุดให้เลือกซื้อไปใช้งานตามความต้องการ เช่น
1. Office Home & Student 2013
รุ่นนี้จะมีโปรแกรม Word, Excel, Powerpoint และ OneNote จำหน่ายทั้งชุดในในราคา 3,399 บาท ใช้ส่วนตัวได้เท่านั้น ห้ามใช้เชิงธุรกิจ

2. Office Home & Business 2013
รุ่นนี้จะมีโปรแกรม Word, Excel, Powerpoint, OneNote และ Outlook จำหน่ายทั้งชุดในราคา 8,699 บาท ใช้เชิงธุรกิจได้ เช่น ใช้ในบริษัท เปิดร้านรับพิมพ์งาน รับทำสไลด์หรือใช้โปรแกรมในทางที่สร้างผลกำไรได้นั่นเอง

3. Office Professional 2013
รุ่นนี้จะมีครบทั้ง 7 โปรแกรมคือ Word, Excel, Powerpoint, Access, Publisher, OneNote และ Outlook จำหน่ายทั้งชุดในราคา 14, 999 บาท

Office 2013 แบบขายแยกเป็นรายโปรแกรม
สำหรับผู้ที่ต้องการใช้งานโปรแกรมบางตัวเท่านั้น ไม่ได้ต้องการทั้งหมด ก็สามารถซื้อแบบแยกได้เช่น เน้นพิมพ์งานอย่างเดียวก็ใช้ Word 2013 โปรแกรมเดียว เป็นต้น สำหรับราคาแบบขายแยกเป็นรายโปรแกรมจะมีราคาตามนี้
1. Word 2013 ขายราคา 4,299 บาท
2. Excel 2013 ขายราคา 4,299 บาท
3. PowerPoint 2013 ขายราคา 4,299 บาท
4. Access 2013 ขายราคา 4,299 บาท
5. Publisher 2013 ขายราคา 4,299 บาท
6. Outlook 2013 ขายราคา 2,799 บาท
7. One Note 2013 ขายราคา 2,799 บาท

ความเปลี่ยนแปลงในรุ่น Office 2013
ความเปลี่ยนแปลงในรุ่นนี้ ในมุมมองส่วนตัวแล้วมองว่า จะมี 4 ส่วนใหญ่ๆ ด้วยกัน เช่น
1. ส่วนที่เกี่ยวกับการทำงานร่วมกัน ใช้งานข้อมูลผ่านระบบเน็ตเวิร์ค สามารถเก็บไฟล์เอกสารใน Skydrive ซึ่งเปรียบเสมือนฮาร์ดดิสก์ส่วนตัวที่เก็บข้อมูลส่วนตัวที่อยู่บนอินเตอร์เน็ต ไฟล์ที่เก็บไว้สามารถเชื่อมต่ออินเตอร์เน็ต แล้วเข้าไปใช้งานได้ทุกที่ เราอาจจะใช้ไฟล์เอกสารนั้นคนเดียว หรือให้เพื่อนร่วมงาน เพื่อนๆ ที่โรงเรียนเข้ามาใช้ร่วมกันก็ได้
2. ส่วนที่เกี่ยวกับการใช้งานหลากหลายอุปกรณ์ เพื่อทำงานกับไฟล์เอกสาร เช่น ใช้คอมพิวเตอร์ที่บ้าน คอมพิวเตอร์ที่ทำงาน โน้ตบุ๊ค แท็บเล็ต มือถือ Windows Phone 8 โดยที่ทุกเครื่องต้องมี Office 2013 คราวนี้ก็จะสามารถจัดการกับเอกสารของตนเองได้ โดยเชื่อมต่อเข้าไปใน Skydrive
3. ความเปลี่ยนแปลงในรายละเอียดปลีกย่อย แยกไปตามแต่ละโปรแกรม เป็นความเปลี่ยนแปลงที่ตัวโปรแกรมย่อยๆ ในกลุ่ม Office 2013 นั่นเอง เช่น Word 2013 สามารถแก้ไขไฟล์ PDF ได้ PowerPoint สามารถนำวิดีโอใน Youtube มาแทรกลงในสไตล์ได้ Excel มีความสะดวกในการคำนวณมากขึ้น Outlook สามารถจัดการกับตารางนัดหมาย โดยดึงตารางนัดหมายของเพื่อนร่วมงาน มาใช้ร่วมกันใช้ มีความสามารถในการใช้งานกับ Facebook ติดตามเพื่อนหรือคนที่สนใจได้ฯลฯ ความสามารถเหล่านี้ก็ช่วยให้การใช้งานสะดวกขึ้นนั่นเอง ซึ่งต้องไปศึกษารายละเอียดปลีกย่อยอีกทีว่า แต่ละโปรแกรมมีการเพิ่มความสามารถอะไรเข้ามาบ้าง ตรงกับความต้องการของเราหรือไม่
4. ความเปลี่ยนแปลงในเรื่องการใช้งาน การซื้อ Office 2013 มาใช้งานนั้นทำได้หลายแบบ เช่น เช่าใช้งานโปรแกรมเป็นรายเดือนหรือรายปี หรือซื้อขาดเลย จ่ายครั้งเดียวจบ ซึ่งสามารถซื้อทั้งชุดก็ได้ หรือต้องการใช้แค่ Word 2013 ก็ซื้อแค่โปรแกรมเดียวก็ได้ มีอิสระมากขึ้น

ความสามารถในการทำงานร่วมกัน แชร์ข้อมูล ใช้งานไฟล์เอกสารร่วมกัน
ความสามารถใน Office รุ่นเก่า
ก่อนอื่นเราไปดูรุ่นเก่าๆ กันก่อน เพื่อจะได้เข้าใจมากยิ่งขึ้น และจะได้เลือกใช้งานได้ตรงตามต้องการ รุ่นเก่าก่อน Office 2013 จะเน้นการใช้งานที่ไม่เกี่ยวข้องกันนัก ไม่เน้นแชร์หรือใช้ไฟล์ร่วมกัน ไม่รองรับการใช้งานกับอุปกรณ์พกพาอย่างแท็บเล็ตหรือมือถือ ที่สำคัญก็คือไม่เข้ากับยุคที่อะไรๆ ก็ไปอยู่บนก้อนเมฆหรือเอาไฟล์ไปไว้ในเซิร์ฟเวอร์บนอินเตอร์เน็ต หรือใช้กับอุปกรณ์พกพา ทำให้ Office 2013 ต้องมีการเปลี่ยนแปลง

การใช้งาน Office รุ่นเก่า ตั้งแต่ 2003/2007/2010 การใช้งานยังมีลักษณะแยกกันในเรื่องไฟล์เอกสารเครื่องใครเครื่องมัน อาจจะใช้ร่วมกันได้หากเก็บไฟล์ไว้ในเน็ตเวิร์คเดียวกัน มันแตกต่างกับ Office 2013 อย่างไร อ่านต่อครับ

ความสามารถเด่นๆ ใน Office 2013
รุ่นนี้จะเน้นการทำงานร่วมกันใช้ไฟล์ร่วมกันได้หลายคน และใช้อุปกรณ์ที่หลากหลายร่วมกันได้ พร้อมทั้งแชร์ไฟล์ให้คนอื่นเข้ามาดูได้ แก้ไขได้

จากภาพขอยกตัวอย่างง่ายๆ
นาย ก มีคอมพิวเตอร์หลายเครื่อง เครื่องที่บ้าน เครื่องที่ทำงาน มีโน้ตบุ๊ค มีแท็บเล็ต Windows 8 มีมือถือ Windows 8 และสิ่งสำคัญที่สุด นาย ก ต้องมีอีเมล์ของไมโครซอฟท์เจ้าของ Office 2013 ซึ่งอาจจะเป็น Hotmail, Windows Live, Outlook ก็ได้ เพื่อให้สามารถใช้บริการต่างๆ ของไมโครซอฟท์ได้เต็มที่
1. ในการสร้างไฟล์เอกสาร นาย ก สามารถสร้างไฟล์เอกสารเช่น สร้างไฟล์ Word แล้วนำไฟล์ไปเก็บไว้ใน Skydrive หรือฮาร์ดดิสก์ที่อยู่บนอินเตอร์เน็ตนั่นเอง การใช้งาน Office 2013 เราจะได้รับพื้นที่ใช้งาน Skydrive ฟรีหรือสามารถสมัครฟรีได้เช่นกัน แต่ได้เพียง 5 Gb
2. เมื่อไปที่ทำงานก็สามารถเชื่อมต่ออินเตอร์เน็ต แล้วใช้เครื่องที่ทำงานเข้าระบบไปใน Skydrive เพื่อเปิดไฟล์เอกสารนั้นๆ มาแก้ไขผ่านเครื่องที่ทำงานได้เลย
3. หรือกรณีเดินทางไปต่างจังหวัด ไปทำงานนอกสถานที่ หากมีโน้ตบุ๊คที่ติดตั้ง Office 20013 ก็สามารถเปิดไฟล์ขึ้นมาแก้ไขได้เช่นกัน ไฟล์ตัวเดียวกันนั่นเอง
4. นอกจากนี้ อาจจะแก้ไขผ่านแท็บเล็ตหรือกรณีเป็นไฟล์นำเสนอที่สร้างด้วย PowerPoint ก็สามารถนำเสนอผ่านแท็บเล็ตได้เลยเช่นกัน
5. นาย ก มีมือถือ Windows Phone 8 อีกเครื่อง ก็สามารถเข้าระบบ Skydrive ไปจัดการกับไฟล์ของตัวเองได้เช่นกัน
6. กรณีมีงานที่ต้องทำร่วมกัน เป็นวันหยุดแต่ได้รับมอบหมายงานด่วน หรืองานกลุ่มที่ต้องส่งอาจารย์ เช่น นาย ก อยู่ที่บ้าน นาย ข อยู่ที่ทำงาน นาย ค อยู่ร้านกาแฟมีโน้ตบุ๊คติดตัว ก็สามารถร่วมด้วยช่วยกันสร้างงานนำเสนอ เพื่อเตรียมใช้งานวันจันทร์ โดยทั้งสามคนสามารถเข้าระบบไปทำงานร่วมกันกัน ช่วยกันสร้างสไลด์ได้ จากเดิมใน Office รุ่นเก่าจะทำแบบนี้ไม่ได้

บทสรุป
โปรแกรม Office 2013 ในความคิดเห็นส่วนตัวแล้ว มองว่าเป็นโปรแกรมสำหรับสำนักงานที่น่าใช้งาน เพราะรองรับการใช้งานกับโลกยุคอินเตอร์เน็ต ที่อะไรๆ ก็เชื่อมต่อยุบยับกันไปหมดแบบนี้ ทำให้เราสามารถใช้งานข้อมูล เข้าถึงข้อมูลได้อย่างอิสระทุกที่ และรองรับอุปกรณ์ที่หลากหลาย มีผลดีต่อการนำความสามารถไปประยุกต์ใช้งานในองค์กร หากวางแผนให้ดี จะช่วยบริหารจัดการข้อมูลได้อย่างดีทีเดียว

บรรยายแบบนี้ หลายคนอาจจะมองภาพไม่ออก ลองนึกภาพง่าย ก็แล้วกัน ว่าในบริษัทอาจจะสร้างไฟล์เอกสารข้อมูลบางอย่างเกี่ยวกับบริษัท แล้วแชร์ไว้บน Skydrive ซึ่งก็จะทำให้ผู้ที่เกี่ยวข้องกับการใช้งาน เข้ามาเปิดอ่านหรือแก้ไขไฟล์ได้ไม่ว่าจะเป็นผู้บริหาร ฝ่ายการตลาด ฝ่ายขาย ฝ่ายผลิต ฯลฯ ทุกคนสามารถเข้าถึงได้อย่างอิสระ การนำข้อมูลไปประกอบการตัดสินใจก็ทำได้ง่าย และรวดเร็ว กว่าการเก็บไฟล์ไว้ในคอมพิวเตอร์ของใครของมัน หรือเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ของบริษัท เป็นต้น

ส่วนการใช้งานส่วนตัวนั้น แต่ละโปรแกรมจะอำนวยความสะดวก ในการใช้งานที่มากขึ้น ช่วยให้สร้างเอกสารได้สะดวกและง่ายขึ้น เพราะผู้ใช้งานหลายคนจะมีทั้งคอมพิวเตอร์ มีทั้งแท็บเล็ต หรือมือถือที่สามารถใช้งาน Office 2013 ได้ ทำให้สามารถจัดการกับไฟล์เอกสารของตนได้อย่างอิสระ