หากมีข้อความอยู่จำนวนหนึ่ง ซึ่งจะมีลักษณะโครงสร้างตำแหน่งของข้อความเหมือนกัน แต่อาจจะมีบางส่วนที่ต้องการ บางส่วนไม่ต้องการ หากต้องการดึงข้อความเฉพาะส่วน หรือ หัวข้อ หรือ คำ ประโยค์ วลี ที่ต้องการ มาจัดเรียงใหม่ สามารถทำได้ง่ายๆ ด้วยโปรแกรมประเภทสเปรดชีต เช่น Excel, Google ชีต

เพื่อให้เห็นตัวอย่างที่ชัดเจน ข้อความฝั่งซ้าย เป็นข้อความที่มีหลายประโยค หลายฟิลด์ หลายส่วน ส่วนข้อความฝั่งขวา จะเป็นการดึงเอามาเฉพาะหัวข้อเท่านั้น นำมาจัดเรียงใหม่ โดยไม่เสียเวลาลบไปทีละส่วนๆ ซึ่งเราสามารถทำแบบนี้ได้ไม่ยากด้วยโปรแกรม Google ชีต หรือ Excel ก็ตามสะดวก

วิธีดึงข้อความมาจัดเรียงใหม่

สำหรับการทำงานนี้จะใช้โปรแกรม Notepad ใน Windows 10
1. จัดการคัดลอกข้อความที่ต้องการเก็บไว้ก่อน แล้วเข้าโปรแกรม NotePad จากนั้น ก็ วาง หรือ Paste ข้อความลงไป ซึ่งจะพบว่า ข้อความต้นฉบับมีหลายฟิลด์มาก

2. ในขณะที่ต้องการนำมาใช้แค่บางส่วน อย่างชื่อบทความเท่านั้นเอง แต่ไม่อยากเสียเวลาลบ ไปทีละฟิลด์หรือทีละบรรทัด

3. ตัวอย่างข้อความที่ได้คัดลอกเข้ามาวางในโปรแกรม NotePad จะมีลักษณะเป็นชุดๆ ดังที่ทำกรอบสี่เหลี่ยมไว้

4. ให้คัดลอกข้อความทั้งหมด โดนเลือกข้อความเป็นแถบสีแล้วคลิก แก้ไข>>คัดลอก ให้คัดลอกเป็นชุด ให้ลงตัว จึงจะทำให้การดึงข้อความไปจัดเรียงใหม่ทำได้ตรงตามต้องการมากขึ้น

5. คัดลอกเสร็จแล้ว ให้เข้าโปรแกรมสเปรดชีต เช่น Excel, Google ชีต หรือ LibreOffice คลิกที่เซลล์ประมาณ A2 แล้ววาง หรือ Paste ข้อความลงไป

6. ในกรอบข้อความที่ปรากฏขึ้นมา คลิก OK เพื่อวางข้อความแยกกันไปในแต่ละเซลล์ ดังตัวอย่าง

7. ข้อความที่ต้องการดึงมาจัดเรียงใหม่ ก็คือ เซลล์ b3 ให้คลิกเซลล์ K3 พิมพ์ =b3 กด Enter ก็จะได้ข้อความเข้ามาตามต้องการ

8. คราวนี้ก็คัดลอกสูตร =b3 ลงด้านล่าง ถึงเซลล์ในลักษณะเดียวกัน
9. คัดลอกเก็บไว้คลิก Edit>>Copy

10. กลับไปโปรแกรม NotePad อีกครั้ง แล้วสร้างเอกสารใหม่ จากนั้นคลิก แก้ไข>>วาง วางข้อความ
11. ก็จะได้ข้อความคล้ายตัวอย่าง จะมีเฉพาะฟิลด์หรือหัวข้อที่ต้องการเท่านั้น

12. ข้อความที่ได้ อาจจะมีบางคำ ที่ซ้ำๆ กัน และไม่ต้องการเช่น Actions for : ต้องการลบออกไป
13. ให้คลิก แก้ไข >> แทนที่

14. ในช่อง Find what คลิกและพิมพ์ Actions for:
15. คลิก Replace All แล้วคลิก X
16. ตอนนี้คำว่า Actions for: ถูกลบออกไปหมดแล้ว

สรุป

สำหรับบทความนี้ ก็หวังว่าคงจะเป็นประโยชน์ไม่น้อยสำหรับใครที่ต้องจัดการกับข้อความจำนวนมาก การลบจะค่อนข้างเสียเวลา ให้ลองคัดลอกไปจัดการในโปรแกรม Excel หรือ Google ชีต จะทำได้เร็วกว่ามาก