ลักษณะการจัดการกับฐานข้อมูลใน Access จะแบ่งเป็นส่วนๆ ดังนี้
1. ชื่อฐานข้อมูล การตั้งชื่ออาจตั้งชื่อตามชื่อบริษัท หน่วยงาน ฯลฯ
2. Table หรือตารางข้อมูล เป็นส่วนที่ทำหน้าที่เก็บข้อมูล
3. Form แบบฟอร์มช่วยให้การป้อนข้อมูล แม้จะสามารถป้อนข้อมูลผ่านตารางข้อมูลได้ แต่การ ป้อนข้อมูลผ่านแบบฟอร์มจะสะดวกกว่า
4. Queries คิวรี เป็นส่วนนช่วยในการค้นหาข้อมูล ถึงแม้ว่าในตารางข้อมูลจะมีข้อมูลมากมาย เพียงใดก็ตาม คิวรีก็ช่วยให้การค้นหาข้อมูลเป็นไปได้อย่างง่ายดาย
5. Reports เป็นการสร้างรายงาน นำข้อมูลในตารางข้อมูลหรือคิวรีมาสร้างเป็นรายงานแบบต่างๆ เช่นรายงานสรุปผลข้อมูล รายงานรายรับรายจ่าย เป็นต้น
6. Macros มาโครจะเป็นการรวบรวมคำสั่งเพื่อจัดการกับเรื่องใดเรื่องหนึ่งที่เกี่ยวกับการจัดการฐาน-ข้อมูลไว้ที่เดียว โดยอาจสร้างเป็นปุ่มหรือคำสั่งให้คลิกเลือก เช่น ปุ่มค้นหาข้อมูลแยกตามหมวดหมู่ของสิน-ค้า เมื่อคลิกปุ่มนี้ โปรแกรมก็จะแสดงข้อมูลออกมาทันที ทำให้สะดวกในการใช้งานมากขึ้น
7. Modules เป็นรูปแบบการเขียนโปรแกรม เพื่อสร้างโปรแกรมด้านฐานข้อมูลของตนเองโดย เฉพาะ ค่อนข้างยากกว่ารูปแบบอื่น