บทความแนะนำวิธีการจัดกลุ่ม หรือจัดหมวดหมู่ให้กับข้อความที่มีหลายเรื่อง หลายหมวดที่คละกันอยู่ในไฟล์อาจจะเป็นไฟล์ Word, หรือไฟล์ข้อ ความแบบ Text จัดเรื่องเดียวกันให้อยู่ในบรรทัดติดกัน
ลักษณะการจัดข้อความให้เป็นกลุ่ม เป็นหมวดหมู่ในลักษณะนี้ เหมาะสำหรับการจัดการกับหัวข้อของข้อความที่มีเนื้อหาคล้ายกันให้มาอยู่ในหมวด เดียวกัน เช่น หัวข้อเกี่ยวกับเพลง ไฟล์ MP3 ก็จัดเรียงข้อความไว้ด้วยกัน จากข้อความต้นฉบับที่คละกันมั่วไปหมด การจัดหมวดบทความแบบนี้เหมาะ สำหรับผู้ที่ต้องทำหนังสือ รายงานหรือต้องเขียนเรื่องราวต่างๆ แล้วยังไม่ได้จัดแต่ละหัวข้อให้อยู่ในหมวดเดียวกัน
ข้อความในลักษณะนี้เราอาจจะไปก็อปปี้หัวข้อหรือกำลังจะทำหนังสือ ทำรายงาน แต่หัวข้อที่เรียบเรียงไว้ไม่เป็นหมวดหมู่นั่นเอง ก็ตัองมานั่งเรียบ เรียงกันใหม่ให้เป็นระเบียบ ให้เรื่องเดียวกันอยู่หมวดเดียวกัน หรือบทเดียวกันนั่นเอง
1. หัวข้อทั้งหมดก่อนจะจัดเรียงให้เป็นหมวดหมู่เดียวกัน ดูวุ่นวายไปหมด หากต้องใช้การก็อปปี้แต่ละหัวข้อมาไว้ใกล้ๆ กัน จะเสียเวลามาก
2. ตัวอย่างหัวข้อทั้งหมดที่ได้จัดเรียงให้อยู่ในหมวดเดียวกันเรียบร้อยแล้ว
วิธีจัดเรียงหัวข้อให้เป็นหมวดหมู่
1. เริ่มจากหัวข้อทั้งหมดที่เราได้พิมพ์ไว้ให้พิมพ์ชื่อหมวดสำหรับ หัวข้อนั้นๆ ลงไป เช่น ปรับแต่ง เพลง ไฟล์เสียง พวกนี้จะเป็นหัวข้อนั่นเอง สามารถทำได้ง่ายๆ ไม่ว่าจะใช้โปรแกรม Word หรือ Notepad ก็ปฏิบัติคล้ายกัน พิมพ์ชื่อหมวดเพิ่มลงไปด้านหน้า
2. เลือกข้อความทั้งหมดแล้วก็อปปี้เก็บไว้ก่อนด้วยคำสั่ง Edit>>Copy
3. เข้าโปรแกรม Excel คลิกเซลล์แรก A1 แล้วกด Ctrl + V เพื่อนำข้อความที่ได้ก็อปปี้เก็บไว้แล้วเข้ามาวางลงไป ดังตัวอย่าง
4. เมื่อวางข้อความแล้วให้คลิกเลือกเซลล์แรก ก็คือ A1 เพื่อเลือก
5. คลิก Data
6. คลิกเลือกจัดเรียงจากน้อยไปมาก A-Z
7. จากนั้นบรรดาหัวข้อทั้งหมดที่อยู่คนละบรรทัด ก็จะถูกจัดเรียงอย่างเป็นระเบียบ ดังภาพตัวอย่าง
8. เลือกข้อความทั้งหมดที่ได้จัดเรียงหัวข้อเรียบร้อยแล้ว ไปวางในโปรแกรมพิมพ์ข้อความ แล้วแตกแต่งแยกบรรทัดให้ห่างกัน เพื่อความเป็นระเบียบ
9. หัวข้อด้านหน้าให้ลบออก แล้วพิมพ์ชื่อหมวดไว้ประจำแต่ละหัวข้อ กด Enter ให้แต่ละหมวดเกิดบรรทัดว่างห่างกัน ให้ดูเป็นระเบียบ
การจัดหัวข้อด้วยวิธีนี้จะง่าย สะดวกรวดเร็วกว่าการย้ายตำแหน่งข้อความด้วยตัวเอง เพราะถ้ามีเป็นพันข้อความ ก็คงจะไม่สนุกแน่นอน หากในเครื่อง ไม่มีโปรแกรม Excel ก็สามารถใช้ Excel Online ได้โดยไปที่ office.com หรือจะ ใช้แอป Excel ฟรีในมือถือ ก็ได้เช่นกัน
